Como Criar uma Equipe Remota Global de Alto Desempenho para o seu Negócio On-line

Criar a equipe remota perfeita pode ser um grande desafio, mas também traz uma grande oportunidade. Hoje em dia, cada vez mais pessoas estão trabalhando remotamente e em diferentes locais graças à tecnologia. Antes da pandemia, 65% dos trabalhadores estavam interessados em trabalhar remotamente pelo menos uma parte do tempo. Agora, as empresas, grandes e pequenas, estão adotando o trabalho remoto porque precisam e porque preferem.

Trabalhar remotamente tem suas vantagens, como a possibilidade de aproveitar talentos de todo o planeta e desfrutar dos benefícios de um estilo de vida flexível. No entanto, ele também traz seu próprio conjunto de desafios que são diferentes daqueles enfrentados pelas equipes que trabalham no mesmo local físico. Para garantir que as equipes remotas colaborem bem, permaneçam produtivas, mantenham uma cultura positiva na empresa e mantenham o moral da equipe elevado, é necessário um planejamento cuidadoso, estratégias de comunicação eficazes e a criação de fortes conexões entre os membros da equipe. Não é tão simples quanto trabalhar em um escritório tradicional. Mas se você fizer tudo certo, o trabalho remoto pode levar a um excelente desempenho e resultados. Só é preciso algum esforço para estabelecer as bases certas.

Neste artigo, Igor Debatur, cofundador da UploadCare, compartilha conselhos sobre como gerenciar uma equipe remota para sua empresa e algumas dicas mais práticas com base em sua experiência de crescimento de uma equipe remota internacional de 35 funcionários na UploadCare.

A UploadCare é uma plataforma de IA para manipulação de arquivos na nuvem que gera milhões de dólares em receita a cada ano. Igor fala sobre o que funcionou para ele e sua equipe por meio de muitas tentativas e erros. Ele enfatiza a importância de entender as necessidades da equipe, alinhar metas, comunicar-se de forma eficaz e promover um senso de conexão entre os membros da equipe.

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Vamos nos aprofundar neste artigo...

Igor Debatur

Entenda as necessidades básicas dos funcionários remotos

Como o antigo filósofo Maslow entendeu, as necessidades básicas sustentam o sucesso e o bem-estar de ordem superior. Os trabalhadores remotos têm deveres além do trabalho que as empresas costumavam tratar por meio de benefícios como refeições gratuitas ou escritórios aconchegantes. As responsabilidades domésticas e as distrações são constantes, portanto, o apoio às necessidades básicas promove o foco.

Aqui estão algumas maneiras simples de atender às necessidades básicas:
 

• Forneça um espaço de trabalho adequado

Ofereça a cada funcionário fundos ou reembolso para equipar um escritório doméstico confortável. Cadeiras ergonômicas, mesas ajustáveis, várias telas grandes e fones de ouvido com cancelamento de ruído são investimentos que valem a pena e evitam a fadiga física e mental durante longos períodos de trabalho em casa.
 

• Considere o custo de vida

Ao definir os salários, pesquise os custos locais nas comunidades dos funcionários para moradia, transporte, alimentação e serviços públicos. Ajuste as escalas conforme necessário para que o salário realmente apoie a estabilidade e não o estresse financeiro constante que prejudica o trabalho. Não presuma que um salário nos EUA seja traduzido globalmente sem ajustes no custo de vida.
 

• Resolva problemas básicos, como equipamentos e Internet

Problemas como uma conexão irregular com a Internet ou um computador desatualizado sabotam instantaneamente a produtividade. Mantenha a tecnologia atualizada a cada poucos anos. Ofereça subsídios para atualizações que beneficiem especificamente o trabalho, como uma instalação confiável de Internet de alta velocidade.

Avalie as necessidades psicológicas e sociais

Depois que as necessidades físicas são atendidas, o próximo nível de necessidades envolve sentir-se engajado, atingir metas e promover vínculos sociais, de acordo com Maslow. O trabalho remoto requer os seguintes focos:
 

• Estabeleça metas claras e mensuráveis

O sentimento de realização só é realmente alcançado quando as pessoas conseguem cumprir as metas estabelecidas e isso é reconhecido por seus colegas.

Sempre defina Objetivos e Principais Resultados (OKRs) claros, use um gerenciamento de projetos transparente e sessões individuais regulares para manter os funcionários remotos focados, responsáveis e progredindo em direção aos marcos. O reconhecimento pelo cumprimento das metas aumenta a motivação.
 

• Facilite a conexão social

As atividades sociais virtuais, como reuniões semanais para tomar café, criam um relacionamento espontâneo que raramente é possível quando se está distante. Retiros anuais de vários dias (em uma cidade rotativa a cada vez) fortalecem os relacionamentos existentes e formam novos vínculos por meio de experiências compartilhadas.
 

• Apoie a autorrealização e ofereça oportunidades de crescimento

Os profissionais de alto desempenho querem um trabalho alinhado com valores profundamente enraizados, como melhorar a sociedade, abraçar a diversidade ou proteger o meio ambiente. Realize sessões de visão colaborativa para criar uma marca clara e um caminho para impactos mensuráveis no mundo real nos quais os funcionários realmente acreditam.

Os líderes devem discutir metas e interesses de carreira com os subordinados diretos para entender os motivadores que vão além do trabalho imediato. Em seguida, sempre que possível, promova novos aprendizados, conferências, mentorias ou rotações de projetos internos alinhados com as ambições de cada pessoa.
 

• Use as ferramentas de colaboração da equipe de forma estratégica

A escolha cuidadosa das plataformas de comunicação maximiza os hábitos de trabalho assíncrono dos quais as equipes remotas dependem. Na Uploadcare, Igor diz que eles usam o Slack para mensagens, juntamente com a ferramenta de compartilhamento de tela Loom para tutoriais e atualizações de formulários mais longos.

Os calendários públicos do Google Calendar também são usados para manter atualizações sobre a disponibilidade e evitar conflitos de agendamento entre fusos horários. Essa estrutura mantém as equipes operando com eficiência, apesar da distância.

Domine a comunicação assíncrona

As pessoas estão acostumadas a formas síncronas de comunicação. Ou seja, se lhe fizerem uma pergunta, alguém espera que você responda o mais rápido possível, da mesma forma como se a pessoa tivesse ido até você pessoalmente no escritório. Se você não responder ou levar muito tempo para pensar, isso pode ser considerado falta de educação.

Se você responde, perde a concentração, isso é improdutivo e todos perdem.

Com o trabalho remoto, a abordagem assíncrona é mais proveitosa. A comunicação assíncrona permite

• Tempo de concentração ininterrupto
• Trabalhar com fusos horários diferentes
• Possibilidade de digerir e pensar antes de responder
• Registros detalhados
• Toda opinião é importante
• Equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal

Para aproveitar ao máximo a comunicação assíncrona em sua configuração de trabalho remoto, aqui estão algumas abordagens testadas e comprovadas:

• Defina as preferências de comunicação: Pergunte aos novos membros da equipe como eles preferem receber atualizações, seja por meio de mensagens, boletins informativos por e-mail, tópicos do Slack ou qualquer outro método. Em seguida, faça um esforço para respeitar essas preferências de forma consistente.
• Use a projeção de tela: Ao integrar ou treinar novos contratados, grave vídeos de orientações que eles possam consultar em seu próprio tempo, em vez de agendar reuniões desnecessárias.
• Priorize as trocas por escrito: A menos que seja uma emergência, opte por respostas completas por escrito em vez de sobrecarregar as caixas de entrada ou desperdiçar o tempo de reuniões síncronas com assuntos menores.
• Mantenha o foco das reuniões: As reuniões virtuais devem ser reservadas para trabalhos colaborativos importantes, não apenas para atualizações de status. Compartilhe as pautas e documente os itens de ação para manter o progresso e a responsabilidade sem interrupções constantes.
• Incentive o equilíbrio entre vida pessoal e profissional: Lembre aos funcionários que devem desativar as notificações fora do horário de trabalho para que possam relaxar completamente. Respeite suas férias e dias pessoais, evitando conversas relacionadas ao trabalho, a menos que seja realmente urgente.

Criando conexões sociais no trabalho remoto

Não deixe que as pessoas se sintam sozinhas. Independentemente das ferramentas e dos fluxos de trabalho que você configurar, somos criaturas sociais e as pessoas tendem a se sentir sozinhas quando não há ninguém por perto. Elas também tendem a se perder se não houver ninguém por perto para pedir informações.

Aqui estão algumas atividades que comprovadamente ajudam as equipes remotas a se sentirem conectadas e a criarem laços fortes no Uploadcare:

1. Cafés da manhã intercontinentais semanais: Toda sexta-feira de manhã, os membros da equipe se reúnem em um bate-papo virtual para uma sessão de café descontraída. Não há uma agenda formal, o que permite conversas naturais e a chance de se conhecerem melhor.
2. Demonstrações mensais: Os membros da equipe têm a oportunidade de mostrar suas conquistas recentes, compartilhar o que aprenderam ou apresentar os projetos paralelos em que estão trabalhando. Isso não apenas estimula novas ideias, mas também destaca os pontos fortes e as realizações de cada pessoa.
3. Socializações trimestrais: Organize atividades divertidas ou eventos virtuais com base em interesses ou hobbies compartilhados, como jogar videogames juntos, sessões de culinária ou clubes de leitura. Essas atividades ajudam os membros da equipe a se unirem por interesses comuns e criam um senso de camaradagem.
4. Retiros anuais: Planeje um retiro anual em diferentes locais onde toda a equipe possa se reunir. Igor diz que sua equipe se reúne pelo menos uma vez por ano. Isso permite uma colaboração focada, experiências culturais e interações sociais casuais. Isso ajuda a manter as conexões pessoais e fortalece o trabalho em equipe, apesar da distância física.
5. Gamificação do Slack: Use as ferramentas do Slack, como o Donut, para emparelhar aleatoriamente os membros da equipe para conversas curtas e individuais regularmente. Isso incentiva os membros da equipe a se conectarem em um nível pessoal e a se apoiarem mutuamente, promovendo um senso de comunidade e desenvoltura.
6. Troca de cartões/presente nos feriados: Crie tradições natalinas, como a troca de cartões ou pequenos presentes durante os principais feriados. É um gesto simples que traz um senso de união e mostra que os membros da equipe se preocupam uns com os outros, mesmo à distância.

Priorizar o engajamento social por meio de atividades planejadas e interações espontâneas é importante porque ajuda as equipes remotas a superar os desafios da distância e a criar conexões fortes.

O caminho para uma equipe remota perfeita não termina após a criação da pirâmide perfeita de necessidades e a configuração da comunicação assíncrona. Mas esses são os primeiros passos que ajudam a evitar os erros mais graves.

Algumas das principais conclusões são:

• Somente os resultados são significativos. Você não pode e também não deve olhar para os horários e locais de trabalho das pessoas se elas entregarem resultados.
• Mude os hábitos se você acabou de começar a trabalhar remotamente.
• Dê o exemplo. Se você se acostumar a trabalhar no modo assíncrono, as pessoas o seguirão.
• Use as ferramentas certas corretamente. Calendários e bate-papos on-line são complementos interessantes, mas não são soluções em si.
• Não deixe que as pessoas se percam. Ajude-as a navegar e a estar por perto, fazendo com que se sintam parte de uma equipe real.

Conclusão

A formação da equipe remota perfeita é um processo contínuo que requer cuidados constantes. Mas, com as estratégias certas, é muito possível ter uma equipe global engajada que colabore de forma eficaz e aproveite a flexibilidade do trabalho remoto. O segredo é entender as necessidades das pessoas, alinhar as metas, comunicar-se bem, tanto formal quanto informalmente, e encontrar maneiras de promover conexões significativas entre os membros da equipe em diferentes distâncias. Manter-se comprometido com esses princípios básicos pode ajudar as equipes remotas a ter o melhor desempenho possível.