Office Manager

Наш идеальный кандидат:

• Умеет находить общий язык с разными людьми и сохраняет доброжелательный и конструктивный настрой, даже если что-то идет не по плану.

• Самостоятельно организовывает свою работу, правильно расставляет приоритеты и доводит задачи до результата.

• Внимателен к деталям и замечает, если в офисе что-то требует внимания, еще до того, как об этом попросят сотрудники.

• Имеет хозяйский подход к офису и любит создавать вокруг себя порядок, комфорт и уют.

• Понимает, что Office Management это сервисная функция, и умеет создавать комфорт для сотрудников, сохраняя разумные границы и приоритеты.

• Готов не только организовывать и контролировать работу других, но и самостоятельно включаться в ежедневные офисные задачи, когда это необходимо.

• Умеет работать в команде и понимает, что в офисной жизни нет «чужой» или «неважной» работы.

• Не ограничивается поддержанием существующих процессов, а предлагает, как сделать работу офиса удобнее, проще и эффективнее.

• Рационально относится к расходам и умеет искать оптимальные решения без снижения качества сервиса.

Чем предстоит заниматься:

• Поддерживать комфортную, организованную и приятную атмосферу в офисе.

• Следить за общим состоянием офиса в течение дня: чистотой, порядком, исправностью оборудования и готовностью общих зон к работе.

• Координировать работу клининга и контролировать качество уборки; при необходимости самостоятельно включаться в небольшие текущие хозяйственные задачи.

• Следить за кухней, coffee points, переговорными и другими общими зонами: поддерживать порядок и контролировать наличие всего необходимого.

• Следить за ежедневным уходом за кофемашинами и другой кухонной техникой, а при необходимости организовывать их обслуживание и ремонт.

• Обеспечивать бесперебойную работу офиса: следить за наличием воды, продуктов, канцелярии, хозяйственных товаров и других расходных материалов.

• Организовывать закупку и приемку офисных товаров, продуктов и расходных материалов.

• Контролировать исправность офисной техники и оперативно решать бытовые и административные вопросы.

• Взаимодействовать с подрядчиками и партнерами: искать поставщиков, сравнивать предложения, согласовывать условия и контролировать качество услуг.

• Координировать вопросы доступа в офис, взаимодействовать с охраной и помогать с организацией приема гостей.

• Организовывать отправку и получение корреспонденции, документов и посылок.

• Вести административный документооборот: счета, акты, закрывающие документы и контроль своевременных оплат.

• Планировать и контролировать офисный бюджет, следить за расходами и искать возможности для разумной оптимизации затрат.

• Помогать в организации корпоративных мероприятий, праздников и других внутренних активностей.

• Помогать сотрудникам с текущими офисными и организационными вопросами.

• Самостоятельно замечать задачи и потенциальные проблемы и доводить их до решения, не дожидаясь отдельного запроса.