Office Manager

Обязанности

Управление офисом (Office Management)

• Обеспечение офиса всеми необходимыми расходными материалами, включая воду, снеки, молочные продукты, канцелярские товары и другие расходные материалы.

• Координация работы офиса: обработка запросов сотрудников, связанных с помещениями и оборудованием (кофемашины, освещение, офисная техника и т. д.), а также взаимодействие с внешними поставщиками услуг.

• Управление офисным бюджетом, включая планирование, отслеживание расходов и оптимизацию затрат.

• Контроль работы клининговых служб и подрядчиков по уходу за офисными растениями.

• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией, включая получение, отправку и распределение писем.

Опыт сотрудников и льготы (Employee Experience & Benefits)

• Администрирование корпоративных программ льгот для сотрудников (добровольное медицинское страхование, абонементы в спортивные клубы, курсы английского языка и т. д.), включая управление программами, контроль своевременности платежей, консультирование сотрудников и текущую поддержку.

• Организация тимбилдингов, корпоративных праздников и мероприятий по признанию заслуг сотрудников: поиск идей и подрядчиков, координация логистики и оформление офиса.

HR-процессы

- Участие в HR-процессах: поддержка сотрудников на этапах подготовки к выходу на работу (preboarding), адаптации (onboarding) и увольнения (offboarding) в рамках своей зоны ответственности.

Что мы ожидаем от вас

Профессиональные навыки (Hard Skills)

Управление офисом

• Не менее 1 года опыта работы на аналогичной должности (Office Manager, HR Administrator, Administrative Assistant или аналогичной), желательно в IT-компании или быстрорастущем бизнесе.

• Опыт управления офисными процессами и взаимодействия с внешними поставщиками услуг (клининг, обслуживание офиса, уход за растениями и т. д.).

• Опыт управления офисным бюджетом, работы с корпоративными картами, первичной финансовой документацией и отчетностью по расходам.

Опыт сотрудников и льготы

• Опыт организации корпоративных мероприятий, активностей для вовлечения сотрудников и инициатив по признанию их достижений.

• Опыт администрирования корпоративных программ льгот (ДМС, спорт, обучение и развитие и т. д.).

• Опыт участия в разработке и совершенствовании внутренних программ и процессов для сотрудников.

HR-процессы

- Опыт поддержки HR-процессов на протяжении всего жизненного цикла сотрудника, включая preboarding, onboarding и offboarding.

Общие требования

• Уверенное владение Microsoft Office и Google Workspace, особенно Excel и Google Sheets.

• Знание английского языка на уровне Intermediate (B1) или выше, с возможностью общаться с международными поставщиками при необходимости.

Личные качества (Soft Skills)

• Отличные организаторские навыки и умение управлять временем, эффективно выполнять несколько задач одновременно и расставлять приоритеты.

• Проактивный подход, стремление улучшать процессы и создавать комфортную и эффективную рабочую среду.

• Развитые коммуникативные навыки и умение выстраивать эффективные отношения с коллегами и внешними поставщиками услуг.