Google Forms — это один из проектов большого программного обеспечения Google Workspace, представляющий собой работу с созданием специальных форм для сбора данных. Зачастую Google Forms используют для создания опросов или тестов под различные цели, а встроенная аналитика позволяет быстро и наглядно отследить их результаты. Однако возможности сервиса не ограничиваются только ими: благодаря ему можно создавать формы для регистрации на онлайн-мероприятия, внедрять его в процесс обучения и многое другое.
Где можно использовать Google Forms
Поскольку Google Forms является лишь одной частью большой платформы, его возможности практически не ограничены. Пользователь может зарегистрироваться в сервисе, а затем с легкостью переключаться между другими проектами. Например, ему станут доступны Google Docs и Excel, календарь, диск, чат и многое другое.
Именно поэтому возможности данного программного обеспечения практически безграничны.
Сами Google Forms используют во многих областях и сферах деятельности. Самые популярные это конечно же опросы клиентов или создание тестов для онлайн-обучений. Однако, есть и другие направления, в которые можно интегрировать Google Forms:
- организация онлайн-исследований с уже готовыми вариантами ответа для выбора или пустыми полями для собственного ответа;
- формы подтверждения своей подписки/присутствия на онлайн-мероприятия или получения рассылки рекламных материалов;
- анкетирование целевой аудитории, коллег, учеников для разрешения какой-либо проблемы или поиска новых идей;
- организация голосований на любом уровне деятельности, начиная от рабочих вопросов и заканчивая опросом клиентов об их предпочтениях;
- получение обратной связи от целевой аудитории по конкретному мероприятию, товару, вопросу и так далее, путем рассылки формы по готовой базе контактов;
- интеграция Google Forms в процесс обучения на разных уровнях (школа, институт, репетиторство и другие варианты) или адаптации новых членов команды и многое другое.
Данный сервис имеет множество вариантов использования, каждый из которых можно внедрить в свою сферу деятельности.
Что предлагает сервис для своих клиентов
Основное направление работы сервиса мы уже указали несколько раз. Однако помимо этого, у платформы есть и другие полезные функции, которые стоят внимания пользователей:
- удобный и простой редактор создания форм с возможностью перетаскивания вопросов и установки их в нужном порядке, а также выбор их типа и назначения;
- в каждой форме пользователь может сменить стиль, шрифт и его размер, а также добавить дополнительные материалы в виде изображений для ее декорирования;
- возможность настройки показов позволяет создавать уникальные опросники и регулировать очередность показов вопросов, исходя из полученного ответа от клиента;
- обновление статистики ответов в режиме реального времени;
- раздел аналитики, представляющий наглядные результаты ответов с помощью диаграмм, графиков и других способов для качественного анализа проводимой кампании;
- возможность интеграции сервиса с другими специальными инструментами, представленными в «местном» маркетплейсе виджетов, программ и так далее;
- загрузка данных в Google Sheets для детальной аналитики для улучшения стратегии;
- Google Forms предоставляет клиентам возможность редактировать проект совместно со своей командой в режиме реального времени;
- сервис полностью адаптивен к любым видам устройства, с которого ведется работа или же будет просматриваться итоговая форма;
- искусственный интеллект позволяет настраивать блоки для ввода данных таким образом, чтобы вводимые данные были указаны в нужном формате;
- чтобы поделиться проектом, необходимо просто скопировать ссылку и отправить ее своей команде сообщением или по почте, а также ее можно встроить в готовый веб-ресурс.
Таким образом, Google Forms имеет огромный список возможностей, которые легко использовать с любым уровнем навыков, в любой сфере и для разных целей.
Безопасность и конфиденциальность
Особое значение Google Workspace отводит безопасности данных своих клиентов:
- Google Forms используют только облачное хранилище, вместо локального хранения данных — это позволяет избежать всевозможных рисков для устройств, в том числе и заражения вредоносными ПО;
- сервис использует дополнительное шифрование данных при их загрузке и хранении. К особо защищенным материалам также относятся и созданные формы во время работы с платформой;
- платформа полностью соответствует международным стандартам качества, надежности и конфиденциальности. Помимо этого такие проверки данного рабочего пространства делаются регулярно при привлечении независимых экспертов;
- данные пользователей не используются для показа рекламы и не передаются третьим лицам.
Стоимость услуг
Отдельно стоит рассмотреть стоимость услуг сервиса.
Как говорилось ранее, Google Forms является частью одного большого программной среды Google Workspace. Это обязательно следует учитывать, поскольку если пользователь хочет использовать все возможности — ему придется выбирать один из тарифов. Однако если для работы нужны только Формы, то можно использовать их отдельно.
Что касается тарифных планов для полного набора, то их насчитывается 4 вида, каждый из которых отличается объемом своих возможностей и функционала. Три тарифа рассчитаны на малый бизнес, четвертый предназначен уже для корпораций и для его получения нужно связаться с отделом продаж компании.
Каждый из тарифов имеет бесплатный двухнедельный тестовый период, по истечению которого придется оформлять платную подписку.
Оплачивать можно раз в месяц или год, для последнего варианта условия более выгодные.
Стоимость услуг сервиса указана в долларах.
Регистрация и вход в Google Forms
Теперь приступаем к работе с сервисом.
Главное, что нужно помнить каждому новому клиенту перед началом работы, — необходима регистрация в Google.
Один зарегистрированный аккаунт предоставляет доступ ко всем инструментам Google Workspace.
В любом поисковике вбиваем необходимое название платформы и начинаем заполнять данные. Обычно к ним относятся имя, фамилия, номер мобильного телефона для подтверждения верификации и дополнительной защиты аккаунта, а также имя будущего ящика и его пароль.
Далее попасть в Google Forms можно двумя способами.
Первый способ особенно удобен для тех, у кого браузером по умолчанию является Google Chrome.
Открываем браузер и новую вкладку. Если пользователь авторизован в системе, то в правом верхнем углу находим специальный значок и нажимает на него. Таким образом открывается скрытое меню со всеми доступными функциями, среди которых достаточно найти нужный и нажать на него.
Второй способ подразумевает доступ в рабочий кабинет с официального сайта Форм.
Достаточно зайти на официальный сайт, посвященный возможностям проекта, и нажать на кнопку «Перейти в Формы».
Личный кабинет
Персональный кабинет имеет незамысловатый интерфейс и совсем небольшое количество разделов для работы с ним.
Главный экран представляет собой раздел для работы с формами. Именно отсюда пользователь может создавать свои проекты, посредством нажатия на кнопку плюса.
Готовые и сохраненные формы будут отображаться здесь же, их можно сортировать или просматривать общим списком, а также открыть окно для выбора файлов. К последним относятся другие проекты, которые доступны пользователю по ссылке, уже находящиеся на диске, компьютеры или с других носителей.
В скрытом боковом меню находятся и другие смежные разделы:
- документы — редактор для создания текстовых файлов любой сложности и объема: писем, резюме, брошюр, пригласительных, листовок, визиток и так далее. Возможности данного редактора не ограничиваются стандартными инструментами для привычного взаимодействия с текстами: есть и уникальные заголовки, и работа со стилем и цветом шрифта, и возможность вставки изображений и многое другое — все это позволяет создавать сложные и запоминающиеся конструкции;
- таблицы — редактор для создания таблиц, учетных сводок, таблиц по ведению семейного бюджета, списки дел, отслеживание инвестиций и многое другое. Как и в случае с редактором документов, редактор таблиц имеет множество вариантов использования;
- презентации — редактор для создания красочных презентаций, которые можно не только публиковать, но и показывать своим коллегам/ученикам/целевой аудитории. Отличительной особенностью данного раздела является наличие обучающего материала среди шаблонов на тему создания запоминающейся презентации. В таком проекте можно создать и координировать план любых мероприятий, рассказать о своих услугах или представить свое портфолио работодателю и многое другое.
Эти три основных бесплатных направления работы для пользователей, находящихся в данном меню.
Что касается настроек рабочего кабинета, то их не так уж и много.
К ним относятся:
- настройка языка интерфейса — поддерживаются практически большинство языков мира, включая русский. Последний, если пользователь живет на территории РФ, ставится автоматически языком по умолчанию;
- настройка отображения инструментов для работы с письмом — есть возможность выбора стороны для своего удобства (справа или слева);
- настройка доступа к работе с проектами в режиме офлайн — то есть при включении данного режима все, у кого есть доступ к проекту, могут работать с ним без подключения к Интернету;
- настройка истории активности и изменений — если включить отображение истории изменений, то каждый член команды, работающий с проектом, сможет не просто редактировать его, но и просматривать уже совершенные действия, чтобы не повторяться или не сделать еще раз ошибку.
Таким образом мы рассмотрели основные разделы личного кабинета пользователя, с которыми ему придется взаимодействовать. В целом, их не много и запутаться в них не получится. За счет русского интерфейса, работа с платформой будет максимально комфортной и понятной.
На случай затруднений у сервиса есть вспомогательные ресурсы в виде ответов на часто задаваемые вопросы и техподдержка, куда можно обратиться по любому вопросу.
В каждом из рассмотренных разделов есть специальная кнопка, которая открывает доступ к галерее готовых шаблонов.
Данные макеты можно использовать в качестве основы для своих проектов или просто для ознакомления и вдохновения.
Работа с сервисом
Теперь попробуем создать свою форму для сбора данных.
Для этого на главной странице нажимаем на окошко с плюсом либо выбираем подходящий готовый шаблон. В первом случае пользователю придется создавать проект полностью с нуля, а во втором можно отредактировать только содержимое, а основные настройки оставить теми же.
Так выглядит рабочая консоль создания формы. Как и в случае с личным кабинетом, здесь основных разделов не так уж и много, и работа с ними проста и понятна.
В верхней строке находятся:
- название формы, которое можно изменить;
- кнопка сохранения и перемещения формы в конкретную папку или просто на диск;
- кнопка добавления проекта в избранное;
- настройка темы формы — здесь пользователь может настроить внешний вид своего проекта. К таким настройкам относятся цветовое решение, стиль и шрифт текста, размер, наличие изображения и так далее;
- кнопка просмотра — перенаправляет пользователя в отдельное окно, в котором можно но со стороны оценить качество сделанного проекта, проанализировать его на ошибки и попробовать воспользоваться им для проверки на работоспособность. Если будут найдены ошибки или другие недочеты, проект всегда можно отредактировать снова и снова;
- две кнопки для отмены и возврата последних изменений внутри формы;
- кнопка Отправить отвечает за рассылку проекта по своей целевой аудитории, членам команды и так далее. Отправлять можно посредством электронной почты, ссылкой на форму или с помощью специального HTML-кода на свой готовый веб-ресурс. Также есть возможность поделиться формой и в своих социальных сетях, таких как Twitter или Facebook*;
- три точки отвечают за скрытое меню, в котором находятся базовые функции для взаимодействия с проектом. К ним относятся: копирование, полное удаление из хранилища, создание образца заполнения для клиентов, которые могут ошибиться, распечатать форму, настроить к ней доступ для других пользователей, установить дополнения, а также редактор скриптов.
С самими вопросами в форме также можно взаимодействовать несколькими способами:
- каждый вопрос редактируется на количество допустимых ответов, их обязательность, наличие сопроводительных изображений и так далее;
- добавлять таких вопросов можно столько, сколько нужно для поставленной цели;
- если уже есть готовые варианты, их можно импортировать из других форм;
- дополнительно можно добавлять текст и описание между блоками для сбора ответов. Такие информационные вставки также редактируются по внешнему виду с помощью настроек шрифтов, стилей и так далее;
- к каждому из блоков, будь то информационный или с вопросом, можно добавлять сопутствующие материалы. В основном это изображения, которые загружаются с устройства, веб-камеры, с помощью URL, фотографии или Google картинки;
- помимо изображений есть возможность прикрепления и видеоролика. Добавляются они с помощью URL или поиска ряда на YouTube;
- если это форма тестирования или сбора данных по нескольким направлениям, то категории вопросов можно разделять специальными разделами, в которых добавляется описание задачи.
Отдельное внимание стоит уделить типам ответов на вопросы, которые можно настраивать с помощью Google Forms. Эта информация очень важна для запоминания, поскольку в редактируемом вопросе можно выбрать только один вариант из предложенных настроек.
- Текст (строка) — тип ответа, при котором от респондентов не нужно много информации, а максимально короткий текст, состоящий буквально из пары слов или данных.
- Текст (абзац) — вариант ответа, когда нужен максимально подробный текст. Количество символов обычно не ограничено.
- Один из списка — респонденту необходимо выбрать один вариант ответа из нескольких предложенных. Такие типы ответов часто используются в тестах или уточнении информации (например, во сколько респонденту будет удобно посетить онлайн-мероприятие).
- Несколько из списка — при выборе данного варианта, респондентам доступен выбор нескольких ответов на вопрос.
- Раскрывающийся список — по сути, это тот же вариант, что и «Один из списка», только все ответы скрыты, а не перед глазами респондента. Чтобы выбрать правильный или подходящий ответ, ему придется раскрыть полный список доступных ответов.
- Загрузка файлов — особый вид ответа, при котором опрашиваемый может самостоятельно загружать какой-либо файл на Диск. Зачастую используется при поиске новых сотрудников, когда нужно заранее просмотреть их резюме.
- Шкала — с помощью такого типа ответов, респонденты обычно дают свою оценку тому или иному мероприятию, обучению, продукту и так далее. Количество баллов настраивается отдельно, как и их обозначения.
- Сетка (множественный выбор) — тип ответов, чем-то похожий на предыдущий. В сетке респонденты также оценивают что-либо, только сразу по нескольким критериям. Например, можно оценивать продукт по его внешнему виду, удобству использования и стоимости одновременно.
- Сетка флажков — данный тип практически аналог для множественного ответа. Респондент может поставить флажки напротив подходящих ответов. По сути, отличаться будет только внешний вид итогового ответа.
- Дата — при таком ответе опрашиваемый просто выбирает нужную дату из календаря.
- Время — аналогичен предыдущему, только выбирается подходящее время и его продолжительность.
Второй основной раздел посвящен отчетам по полученным ответам от респондентов и клиентов.
Пока форма не запущена в работу, этот раздел будет пустым и никаких данных отображаться не будет. Однако как только кто-то ответит на вопросы, вся статистика начнет накапливаться, после чего можно будет делать выводы.
К отчетам также можно подключить Google Таблицы — это расширяет аналитические возможности итоговых результатов опросов.
Из данного раздела можно приостановить работу формы посредством специального переключателя, который либо принимает ответы, либо нет.
Уведомления об ответах можно получать по почте, а также выбрать место их хранения. Возможности сервиса позволяют также скачать себе данные в формате CSV на устройство или распечатать их.
Последний раздел отвечает за общие настройки форм.
К ним относятся:
- режим тестирования — применяется в том случае, если форма создана для обучающих целей. Здесь настраиваются условия выставления оценок, учтенные и неучтенные ответы, максимальное количество баллов (если предусмотрен их набор) и многое другое;
- настройка ответов — в данном разделе настраиваются сбор электронных адресов, отправка респондентам письма с ответами после прохождения тестирования, выдается разрешение на редактирование вопросов;
- настройки презентации — в данном разделе настраиваются показы хода выполнения тестирования, можно установить вопросы в хаотичной последовательности, настроить ограничения и так далее;
- значения по умолчанию — если поставить галочки напротив некоторых пунктов, то эти настройки будут применяться ко всей форме и ее содержимому. Например, можно отметить все вопросы обязательными и другие.
После полного редактирования проекта, его достаточно сохранить и тогда форму можно запускать в работу.
Работа с Google Forms с мобильного устройства
Сразу стоит отметить, что официального приложения у сервиса для работы с формами нет, однако поскольку платформа полностью адаптивна к разным видам устройств, можно посмотреть работу и со смартфоном.
Для этого в своем поисковике вбиваем Google Forms и заходим в них. Принцип тот же, что и в веб-версии с ПК: если пользователь прошел авторизацию, то сразу откроется рабочее окно сервиса. Если нет, то придется сначала пройти авторизацию, а только потом заходить в них.
В целом, с мобильного устройства рабочая панель ничем не отличается.
В верхней части страницы находятся те же кнопки для редактирования темы, отмены изменений и отправки формы.
Для работы с текстом и содержанием информационных блоков необходимо воспользоваться рабочей панелью внизу экрана.
С мобильного устройства доступны все те же настройки форм, что и с ПК. Например, со смартфона полностью отображаются все доступные цвета для настройки темы, шрифты и многое другое.
Таким образом у пользователей есть доступ к своим проектам как со стационарного компьютера, так и с мобильного устройства за счет полной адаптивности сервиса к разным устройствам.
Вывод
Google Forms полностью отвечает заявленным разработчиками характеристикам.
Сервис бесплатный в своем использовании ровно до момента, если не понадобится расширить список возможностей и воспользоваться всем пакетом услуг от Google Workspace.
Платформа имеет базовый набор инструментов для создания уникальных форм, способствующих сбору данных для различных целей и в разных сферах деятельности. Его можно использовать в организации онлайн-обучений, для опроса своей клиентской базы или сбора их данных и многого другого.
Готовые проекты сохраняются в облачное хранилище вплоть до момента их удаления вручную. Публиковать их можно посредством рассылки по почтовым адресам, с помощью ссылки или вставлять специальный код в свой веб-ресурс. Формы можно создавать как с нуля, так и используя готовые шаблоны.
Сервис позволяет работать с проектом всей командой — достаточно открыть к нему доступ для других.
Для всех пользователей есть вспомогательные ресурсы в виде ответов на часто задаваемые вопросы и техподдержка.
*запрещенная в РФ организация
Официальный адрес сайта — www.google.ru
0