Zapier — сервис автоматизации рабочего процесса, который позволяет соединять различные приложения, чтобы они могли взаимодействовать и автоматически выполнять определенные задачи. Он предоставляет инструменты для создания автоматических связей между приложениями без необходимости написания кода. Zapier пользуются более 2 000 000 корпоративных клиентов по всему миру.
Как работает Zapier
С помощью Zapier можно создавать «запуски» (zaps), которые связывают одно приложение с другим и определяют, какие действия должны происходить при определенных событиях. Например, можно настроить запуск, чтобы каждый раз, когда приходит новое электронное письмо, оно будет автоматически добавляться в таблицу Google Sheets или чтобы отправлялось уведомление в Slack. Запуски могут быть настроены для обработки широкого спектра задач и интеграции с более чем 5 000 приложениями, включая Gmail, Trello, Dropbox, Salesforce, Shopify и другие.
Запуски в Zapier строятся на основе принципа «если-то» («if-this-then-that»). Нужно определить условия триггера (если это происходит) и связанные с ним действия (то это должно произойти). Настройка этих связей выполняется через веб-интерфейс Zapier с использованием простого в использовании редактора.
Основные возможности для бизнеса и сферы применения
Zapier предоставляет ключевые и комплексные возможности для бизнеса:
- Автоматизация рабочих процессов. Zapier позволяет автоматизировать повторяющиеся задачи и рабочие процессы, что позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах. Можно настроить автоматическое создание задач, отправку уведомлений, обновление баз данных и многое другое.
- Интеграция приложений. Zapier позволяет интегрировать более чем 5 000 различных приложений и сервисов, включая электронную почту, социальные сети, CRM-системы, проектные инструменты, облачное хранилище и многие другие. Это позволяет вам связывать данные и функциональность между различными приложениями, создавая более эффективные рабочие процессы.
- Экономия времени и усиление производительности. Запуск автоматизированных процессов позволяет сократить рутинные и повторяющиеся задачи, что позволяет сотрудникам более эффективно использовать свое время. Это уменьшает возможность ошибок, связанных с ручным вводом данных и между приложениями. По отзывам пользователей, Zapier позволяет экономить до 10 часов рабочего времени еженедельно.
- Легкость использования и настройки. Zapier имеет интуитивно-понятный интерфейс, который позволяет создавать автоматизированные процессы без необходимости в программировании или технических навыках. Каждый пользователь может настроить собственные Zaps с помощью визуального конструктора, выбрав необходимые приложения и определив условия и действия.
- Масштабируемость. Zapier позволяет легко масштабировать автоматизацию в бизнесе. Можно создавать неограниченное количество Zaps. С помощью сервиса можно безопасно управлять растущей командой благодаря ограничениям приложений, единому входу и индивидуальному хранению данных.
Кому подходит сервис
Zapier подходит для широкого круга пользователей и организаций. Вот несколько примеров тех, кому может быть полезен Zapier:
- Малые и средние предприятия. Zapier позволяет автоматизировать рутинные задачи и интегрировать приложения без необходимости разработки специального программного обеспечения. Это может значительно повысить эффективность работы и сократить время, затрачиваемое на переключение между разными инструментами.
- Фрилансеры и предприниматели. Запустив Zaps, фрилансеры и предприниматели могут автоматизировать бизнес-процессы и сосредоточиться на более важных задачах. Например, можно настроить автоматическое уведомление о новых заявках клиентов или автоматическую запись информации о клиентах в CRM-систему.
- Маркетинговые и sales-команды. Zapier помогает автоматизировать процессы в маркетинге и продажах, связывая инструменты, используемые для сбора лидов, отправки электронных писем, управления контактами. Это позволяет сократить время, затрачиваемое на рутинные задачи, улучшить координацию работы команды.
- Команда поддержки клиентов. Zapier может использоваться для автоматизации задач поддержки клиентов, таких как создание задач, отправка уведомлений агентам поддержки о новых запросах, интеграция с системой чат-ботов. Это помогает обеспечить более оперативную и эффективную поддержку клиентов.
- ИТ-специалисты. Инструменты интеграции, предоставляемые Zapier, позволяют ИТ-специалистам связывать и автоматизировать различные системы и приложения.
Примеры предприятий, которые используют Zapier:
- компании-разработчики программного обеспечения;
- маркетинговые, digital— и рекламные агентства;
- IT-компании и системные интеграторы;
- компании по недвижимости;
- некоммерческие организации.
Как работает сокращение ссылок в сервисе Zapier
В сервисе Zapier сокращение ссылок происходит с помощью встроенного инструмента под названием «URL Shortener» (Сокращение ссылок). Этот инструмент позволяет автоматически сокращать длинные URL-адреса, чтобы они были более компактными и удобными для использования.
Это особенно полезно, если есть ограничения на длину текста в приложении, которому вы отправляете URL-адрес, и если вы хотите, чтобы URL-адрес отображался в более аккуратном формате. URL-адреса генерируются с префиксом zpr.io/ и уникальным буквенно-цифровым суффиксом. Это работает аналогично сокращенным URL-адресам, сгенерированным с помощью Bitly.
Для того чтобы использовать сокращение ссылок в Zapier, нужно выполнить несколько простых действий:
- Создать новый Zap (автоматизированную задачу) или выбрать существующий Zap, к которому нужно добавить сокращение ссылок.
- В настройках этапа или действия, где требуется использовать сокращение ссылок, нужно найти соответствующий параметр URL.
- Нажать на поле для ввода значения URL и выбрать «URL Shortener» из списка доступных инструментов.
- После выбора «URL Shortener» может потребоваться настроить этот инструмент. Например, можно выбрать предпочитаемый сервис сокращения ссылок или указать дополнительные параметры, такие как настраиваемые URL или отслеживание кликов.
- Сохранить настройки и завершить этап или действие в Zap. URL будет автоматически сокращен с помощью выбранного инструмента.
После выполнения этих шагов каждая ссылка, переданная в указанном параметре URL, будет сокращена с помощью выбранного инструмента сокращения ссылок в сервисе Zapier. Это удобно, если необходимо создать более краткие и легко обрабатываемые ссылки для автоматизированных задач или интеграций.
URL Shortener интегрируется с Twitter, Google Sheets, Pocket, Gmail, Airtable, ClickFunnels, Cognito Forms и другими сервисами.
Дополнительные возможности URL Shortener от Zapier:
- сокращение URL-адресов для новых файлов Google Диска;
- сокращение URL-адреса с помощью команд push в расширении Zapier Chrome;
- возможность задать расписание для сокращения URL, например еженедельно, ежедневно;
- добавление новых помеченных элементов Pocket в Twitter с сокращенными URL;
- публикация новых событий Eventbrite в Buffer с сокращенными UR;
- сокращение URL для новых элементов базы данных Notion;
- сокращение URL для новых сообщений канала Discord.
Как начать пользоваться сервисом Zapier
Для начала использования сервиса Zapier и автоматизации бизнес-процессов нужно пройти несколько шагов:
- Зарегистрироваться в Zapier. Для этого нужно перейти на официальный сайт https://zapier.com/, создать учетную запись. Можно выбрать бесплатный план или один из платных планов в зависимости от потребностей.
- Изучить доступные приложения. Можно посмотреть каталог приложений, поддерживаемых Zapier. Он содержит более 5 000 популярных приложений: Gmail, Slack, Trello, Google Sheets и другие. Есть возможность использовать поиск или посмотреть категории приложений, чтобы найти нужные инструменты.
- Создать первый Zap. Для этого нужно нажать на кнопку «Make a Zap» на главной странице. Затем следует выбрать приложения, которые нужно интегрировать, определить триггер (событие), которое будет запускать автоматизацию. Например, это может быть получение нового электронного письма.
- Настроить действия. После выбора триггера можно настроить те действия, которые должны быть выполнены при его срабатывании. Например, можно создать новую задачу в инструменте управления проектами или отправить уведомление в Slack.
- Протестировать и активировать Zap. Тест нужен, чтобы убедиться, что Zap работает правильно. Можно запустить тестовое событие и проверить, что все действия выполняются корректно. Затем нужно активировать Zap, чтобы он начал работу в фоновом режиме.
В аккаунте Zapier далее можно управлять созданными Zaps, отключать или изменять их параметры по необходимости. Также есть возможность создавать дополнительные Zaps для других задач или интеграций. Zapier предоставляет обширную документацию и руководства, которые могут помочь разобраться в более сложных сценариях интеграции.
Отдельно можно пройти онлайн-обучение в Университете Zapier. Платформа предоставляет полезные видеокурсы по автоматизации. Zapier также проводит мероприятия и вебинары в прямом эфире.
Инструменты Zapier
Zapier предоставляет широкий спектр опций и инструментов для автоматизации бизнес-процессов:
- Триггеры (события). Zapier поддерживает множество триггеров, которые могут запускать автоматизацию. Это может быть новое электронное письмо, создание файла в облачном хранилище, новая запись в базе данных, изменение статуса задачи и многое другое. Запустив Zaps, можно указать, какие события должны запускать автоматические действия.
- Действия. Когда триггер срабатывает, можно настроить действия, которые должны быть выполнены. Пример: создание задачи, отправка электронного письма, добавление данных в таблицу, отправка уведомления через Slack. Можно настроить несколько действий для каждого Zap для создания сложных автоматизированных процессов.
- Фильтры. Запуск автоматических действий можно ограничить с помощью фильтров. Есть возможность определить условия, при которых нужно выполнить действие. Например, настроить фильтр, чтобы действие выполнялось только при определенных ключевых словах в электронном письме или при определенном значении поля в базе данных.
- Форматирование данных. Zapier предлагает опции для форматирования и преобразования данных. Можно преобразовывать текст, формат даты и времени, извлекать части данных. Это позволяет легко манипулировать данными между приложениями в рамках автоматизированных процессов.
- Множественные шаги и условия. В Zapier можно создавать множество шагов и условий в рамках одного Zap. Это позволяет запускать более сложные автоматизированные процессы с различными ветвлениями и зависимостями между действиями.
- Запаздывание действий. С помощью этой опции можно установить задержку перед выполнением действия после срабатывания триггера. Это полезно, когда требуется ожидание определенного временного промежутка перед выполнением следующего шага в автоматизированном процессе.
- Множественные варианты действий. Записи Zapier могут включать несколько альтернативных действий, которые выполняются в зависимости от определенных условий или данных. Это позволяет создавать более гибкие и адаптивные автоматизированные процессы.
- Webhooks. Zapier поддерживает вебхуки, что позволяет взаимодействовать с любыми API-интерфейсами, которые не входят в каталог поддерживаемых приложений. Можно создавать собственные интеграции с помощью вебхуков и взаимодействовать с любыми внешними сервисами.
- Пользовательские переменные и параметры. Есть возможность использовать пользовательские параметры в Zaps, чтобы хранить и передавать данные между различными шагами или между разными приложениями. Это позволяет гибко управлять данными и адаптировать процессы к потребностям.
- Мониторинг и журналы. Zapier предоставляет инструменты для отслеживания выполнения Zaps, для просмотра журналов и истории событий. Это позволяет контролировать и анализировать автоматизированные процессы, вносить необходимые изменения.
Дополнительные функции и безопасность
Zapier предоставляет инструменты, обеспечивающие эффективность и безопасность бизнес-процессов:
- Общие рабочие пространства. Есть возможность сотрудничать с общими Zaps, устранять ошибки.
- Расширенные разрешения. Можно безопасно управлять своей учетной записью с разрешениями суперадминистратора, добавлять и удалять пользователей. Также можно ограничить или заблокировать членам команды интеграцию Zapier с конфиденциальными приложениями.
- Оповещения о важных для бизнеса Zaps. Zapier позволяет установить частоту уведомлений об ошибках, чтобы члены команды могли сразу исправлять их.
- Безопасный вход для всей компании. Поддерживается подключение единого входа (SSO) для команд, использующих поставщиков удостоверений и управления доступом (IAM) SAML 2.0.
- Круглосуточная поддержка клиентов. Каждый пользователь-клиент получает личного менеджера и саппорт в чате.
- Мощная защита данных. Zapier ежегодно проходит независимый аудит. Есть возможность ознакомиться с отчетом SOC 3 за 2022 год или запросить отчет SOC 2 для получения дополнительной информации. Помимо 256-битного шифрования AES для безопасного хранения данных, Zapier обеспечивает безопасную сетевую связь с помощью TLS 1.2.
Тарифы и цены
Zapier является платформой с подпиской, и предлагает различные тарифные планы в зависимости от потребностей. Он широко используется компаниями и отдельными пользователями для автоматизации задач, упрощения рабочих процессов и сокращения ручной работы.
У Zapier есть неограниченная во времени бесплатная версия, которая включает основные функции. Если понадобились премиум-функции, каждый платный тариф имеет триал 14 дней.
Тарифные планы ориентированы на количество пользователей и количество интегрированных задач, которые клиент планировать выполнять каждый месяц.
- Бесплатный тариф — для 1 пользователя, до 100 задач в месяц и до 5 Zaps (только одношаговые Zaps).
- Стартер — от $19,99 / мес. для 1 пользователя, до 750 задач в месяц и до 20 Zaps (многоэтапных или одноэтапных).
- Профессиональный — от $49 / мес. для 1 пользователя, до 2 000 задач/мес. и неограниченное количество и тип Zaps.
- Команда — от $69 / мес. для неограниченного количества пользователей, до 50 000 задач/мес., неограниченное количество и тип Zaps.
- Компания — от $99 / мес. для неограниченного количества пользователей, до 100 000 задач/мес. и неограниченное количество и тип Zaps.
Недостатки Zapier
Хотя Zapier предоставляет множество преимуществ для автоматизации бизнес-процессов, у него также есть некоторые недостатки:
- Ограниченная функциональность. В некоторых случаях, особенно для сложных рабочих процессов, Zapier может оказаться недостаточным. Некоторые приложения могут не предоставлять все необходимые функции или API для полной интеграции с Zapier.
- Задержки в обработке. Когда Zaps выполняются между различными приложениями, иногда могут возникать задержки в обработке данных. Это влияет на скорость выполнения автоматизированных задач и внесение изменений в данные.
- Ограниченный план бесплатного использования. Zapier предоставляет бесплатный план, но он имеет ограничения по количеству Zaps и триггеров, а также ограниченный доступ к некоторым приложениям. Для более интенсивного использования и доступа к дополнительным функциям требуется перейти на платные планы.
- Зависимость от сторонних сервисов. Поскольку Zapier является сервисом веб-интеграции, компания будет зависеть от его доступности и надежности. Если Zapier недоступен или столкнется с проблемами, это может повлиять на работу автоматизированных процессов.
- Ограничение количества транзакций. В платных планах Zapier есть ограничение на количество транзакций (например, количество запусков Zaps в месяц), что может оказаться ограничивающим фактором для более интенсивных бизнес-процессов.
- Некоторые из ограничений могут быть устранены путем использования более продвинутых инструментов автоматизации или разработки индивидуальных интеграций на основе API, если это необходимо для бизнеса.
Вывод
Zapier — сервис для автоматизации, интеграции и сокращения ссылок. Он предлагает простой и интуитивно понятный способ автоматизировать рабочие процессы без необходимости в программировании. Мы рассмотрели основные преимущества этого сервиса для бизнеса, его функциональность, возможности интеграции и начало использования. Изучив особенности Zapier, можно принять взвешенное решение о выборе этого сервиса.
Официальный адрес сайта — https://zapier.com/apps/url-shortener/integrations
0