BoloForms: нейросеть для управления электронными подписями

BoloForms — это платформа для управления электронными подписями. Она предлагает неограниченное количество подписей, шаблонов, форм и возможность работы в команде. Основные функции включают настраиваемые электронные письма, загрузку документов, детализированные журналы аудита и запросы подписей для нескольких получателей. Платформа соответствует международным законам об электронных подписях, повышая продуктивность и сотрудничество за счет автоматизации рутинных задач. Ниже рассмотрим особенности и преимущества сервиса.

Что умеет сервис

BoloForms предлагает следующие возможности:

1. Электронные подписи. Платформа позволяет пользователям отправлять документы на подпись нескольким получателям одновременно. Процесс подписания можно отслеживать в режиме реального времени, что ускоряет и упрощает обработку документов.
2. Шаблоны и формы. Пользователи могут создавать и использовать заранее подготовленные шаблоны для различных типов документов. Это упрощает создание новых файлов и экономит время.
3. Управление командой. Платформа позволяет управлять членами команды, предоставляя им различные уровни доступа для совместной работы. Это улучшает координацию и продуктивность внутри команды.

4. Настраиваемые уведомления. BoloForms предлагает возможность отправлять настраиваемые электронные письма и уведомления, что позволяет поддерживать эффективное взаимодействие с клиентами.
5. Безопасность и соответствие стандартам. Платформа соответствует международным стандартам безопасности и законам об электронных подписях, обеспечивая защиту данных и юридическую значимость подписанных документов.
6. Аудит и отслеживание. Система ведет подробные журналы аудита, позволяя отслеживать каждое действие с документом. Это обеспечивает прозрачность и контроль над процессом подписания.

Проще говоря, BoloForms является одним из эффективнейших инструментов для работы с документами и электронными подписями.

Начало работы

Для получения доступа к функционалу необходимо зарегистрировать учетную запись. Заходим на главную страницу и жмем на «Get Started».

Указываем электронную почту и пароль. Если вводить данные вы не хотите, можно пройти авторизацию, используя аккаунты Google или Microsoft.

По завершении нужно заполнить анкету, указав следующие данные:

• имя и фамилия;
• название своей организации;
• размер организации (количество человек);
• сфера деятельности (маркетинг, IT, финансы и т.д.);
• где услышали о платформе.

Работа с сервисом

После регистрации откроется рабочее пространство. В верхней части экрана отобразится панель, где можно переключать язык интерфейса и получать доступ к справочному центру.

 Слева вы увидите панель управления со следующими разделами:

1. Создавать – инструмент позволяет создавать формы, PDF и шаблоны.
2. Документы – здесь будут храниться созданные формы и PDF-файлы.
3. Папки – в этом разделе можно создавать папки, в которые можно складывать файлы и формы.
4. Контакты – здесь можно добавлять контакты клиентов.

5. Назначено мне – в этом разделе будут отображаться документы, отправленные на рассмотрение.
6. Команды – здесь можно выдавать доступ к рабочему пространству другим пользователям.
7. Каталог товаров – раздел позволяет создавать карточки товаров.

8. Биллингс – для выбора тарифных планов.
9. Проверить PDF – инструмент для проверки документов на подлинность.

Чтобы попасть в настройки учетной записи, следует кликнуть на соответствующую кнопку в нижней части экрана. Здесь можно изменить персональные данные, менять настройки электронной почты, интегрироваться со сторонними сервисами.

Создание форм

Открываем раздел «Создавать» и кликаем на кнопку создания формы.

Сначала заполняем карточку «Вопросы». В верхней части прописываем заголовок формы и при необходимости загружаем логотип. Также ниже нужно указать электронную почту, на которую будут направлены ответы. Для добавления каждого нового вопроса жмем на плюсик и задаем вопрос. С помощью этой же панели можно картинки, видео и примечания.

В карточке «Ответы» будут отображаться ответы на вопросы, которые были отправлены на электронную почту. Также в разделе «Интеграции» можно подключить Google Sheets и свой диск, куда и будут сохраняться ответы.

В карточке «Настройки» можно корректировать следующие параметры:

Также можно создавать формы с помощью PDF-файлов. Для этого нужно кликнуть на «Настроить PDF-файл» и с помощью редактора загрузить необходимый файл, в котором заранее прописаны вопросы и варианты ответов.

Созданные формы можно отправлять разными способами:

• электронная почта;
• репост ссылки;
• в виде HTML;
• массовая рассылка CSV-шаблона.

Пользователю нужно всего лишь нажать на кнопку «Отправить» и выбрать подходящий вариант.

Тарифы и цены

BoloForms предлагает следующие тарифы:

Также сервис предлагает дополнительные тарифы:

В каких направлениях и каким специалистам может подойти сервис?

BoloForms может быть полезен в различных направлениях и для разных специалистов:

1. Юридические фирмы. Адвокаты и нотариусы могут быстро и безопасно подписывать контракты, соглашения, доверенности и другие юридические документы. BoloForms обеспечивает юридическую значимость подписей и соответствует международным стандартам безопасности.
2. Финансовые учреждения. Банки, кредитные союзы и страховые компании могут использовать платформу для подписания кредитных договоров, страховых полисов, отчетов и других финансовых документов. Это позволяет ускорить процесс обработки документов и улучшить взаимодействие с клиентами.
3. Недвижимость. Агенты по недвижимости и девелоперы могут управлять подписанием договоров купли-продажи, аренды, соглашений о ремонте и других документов. Это упрощает процесс сделки и сокращает время на оформление документов.
4. Образовательные учреждения. Школы, колледжи и университеты могут использовать BoloForms для подписания учебных договоров, соглашений о стажировке, согласий родителей и других документов, связанных с учебным процессом.
5. Малый и средний бизнес. Руководители малых и средних предприятий могут управлять внутренними документами, контрактами с поставщиками и клиентами, соглашениями о конфиденциальности и другими деловыми документами. Платформа помогает автоматизировать рутинные задачи и улучшить организацию работы.
6. HR-специалисты. Менеджеры по персоналу могут использовать BoloForms для подписания трудовых договоров, соглашений о неразглашении, политик компании и других кадровых документов. Это упрощает процесс найма и управления персоналом.
7. Руководители проектов и консультанты. Управление проектными договорами, соглашениями с клиентами, отчетами и другими документами. Это повышает эффективность работы и позволяет быстрее завершать проекты.
8. Фрилансеры. Независимые профессионалы могут подписывать контракты с клиентами, соглашения о выполнении работ, счета и другие документы. Это помогает упростить административные задачи и сосредоточиться на выполнении заказов.

Как видим, BoloForms предлагает инструменты, которые будут полезны в большом количестве направлений.

Отзывы

Чаще всего сервис хвалят за продуктивность и удобность. Один из пользователей отмечает удобный интерфейс BoloForms, который упрощает создание форм и управление процессами подтверждения.

Также положительных отзывов заслуживает простой конструктор рабочих процессов, позволяющий обычным перетаскиванием автоматизировать работу с документами. Отдельно отмечаются уведомления, которые оповещают о том, что пришли запросы на проверку документов.

Еще пользователи довольны, что сервис позволяет создавать пользовательские отчеты в формате PDF с возможностью их отправки другим пользователям.

Вывод

BoloForms помогает ускорить и упростить процессы подписания документов, обеспечивая безопасность и юридическую значимость. Благодаря гибким настройкам и функциональности, платформа оптимизирует рабочие процессы и повышает продуктивность, делая его незаменимым инструментом для профессионалов в различных сферах.