Как не слить бюджет на ивентах. Выставки — не витрина, а инструмент

Сейчас начинается горячий сезон — осень = выставки. Если вы только планируете выход на конференции или взяли стенд впервые, вот честный гайд из полей.

Betatransfer ездит по ивентам уже много лет. Наши BDM есть почти везде, а на ключевых европейских выставках мы традиционно с полноценным стендом. За годы мы выработали свой чек-лист: что работает, что нет, и что делать, чтобы ивенты приносили пользу, а не выгорание.

1. Узнаваемости нет — результата тоже

Самая частая ошибка новичков: “Возьмем стенд, приедем, и к нам сами начнут подходить”. Нет, не начнут.

Если о вашем бренде никто не знает — даже топовая локация и дизайн стенда не помогут. Максимум гости выпьют коктейль на вашем баре или разживутся мерчом. Люди идут туда, куда хотят пойти. А хотят — туда, где заранее знают, кто вы, чем занимаетесь и зачем вам писать после ивента.

Прокачивайте бренд заранее: PR, контент, реклама, чаты в Telegram, интервью, статьи, коллаборации. 

Когда в списке участников человек узнает ваше имя — это уже половина успеха. Если узнает лого — вообще песня.

2. Без своей базы не лезьте в холод

Стенд — это не способ собрать прохожих. Это переговорная. И она работает только тогда, когда у вас есть пул партнеров, клиентов, лидов, с которыми вы уже общаетесь, но редко видитесь. Вот под это и нужен стенд: усилить, закрепить, дожать.

Если у вас нет списка "кого звать" — не стройте стенд. Соберите контакты заранее. Поставьте встречи. В идеале — 15+ за ивент. На нашем последнем ивенте в Лондоне у каждого из менеджеров было 15+ за день. 

3. Стенд без команды — деньги на ветер

Один BDM ничего не успеет.

Нужны минимум:

• несколько BDM (в нашем случае не только они, а еще и PSP-менеджеры),
• контент-команда,
• ивент-менеджер, который работает на месте, и разберется, почему не доставили воду, а еще найдет где быстро напечатать новую полиграфию, когда старую у вас украдут.

Ну а дальше все зависит от ваших бизнес-целей. Хотите хантить на ивенте — берите рекрутеров, хотите раздавать гостям подарки — берите хостесс.

4. Самый ценный нетворк — не у стенда

Да, мы все запариваемся над красотой стендов, но лучшие сделки заключаются не там. Они начинаются:

• за бокалом на закрытом ужине,
• в очереди на шаттл,
• на афтепати.

Когда никто не продает, а просто общается. Когда ты не продаван, а “свой”. Вот где строятся реальные партнерства.

Вывод: ивенты — не витрина. Это инструмент.

Если используешь правильно — прокачиваешь бренд, укрепляешь партнерства, выходишь на новые рынки. Если просто взял стенд и поехал — с высокой вероятностью сольешь и бюджет, и мотивацию.

Проверь себя перед следующим ивентом:

• Есть план по встречам?
• Есть список “кого поймать”?
• Люди уже слышали о вас?
• Есть контент-стратегия?
• Сформирована команда?
• Получили приглашения на вечеринки?

Если да — увидимся на следующем ивенте. Мы будем на SiGMA Euro-Med 2025 на Мальте.