Залог хорошей работы в команде – это коммуникация, организация структуры и рабочего процесса.
Зачем нужна команда в арбитраже мы писали в этой статье.
Чтобы работа не превращалась в хаос – нужны инструменты, четкое распределение задач их структурированное и пошаговое выполнение.
Предположим что части команды которая работает с вами в одном офисе вы сможете поставить задачи лично (не факт что они не забудут половину). Но как быть со второй половиной, которая работает удаленно? Писать бесконечные сообщения через Телеграмм?
Тут не обойтись без инструментов которые помогут вам в коммуникации. Это удобно, надежно, плюс экономия бесценного ресурса – ВРЕМЕНИ.
Программы для управления проектами.
Постановка и распределение задач команде. Самое удобное это делать с помощью инструментов, разработанных специально для управления проектами.
В пример возьмем программу Asana, программа помогает визуализировать, что и когда нужно сделать, дает возможность разбить большую задачу на подзадачи (субтаски) и разделить их между членами команды.
Задачи можно просматривать в удобном для вас формате: таблицы, графика или списка, разбить на нужно количество подзадач.
Так же дает представления о задачах и проектах, над которыми работают другие участники команды. В программе есть возможность помечать “статус” задачи: сделать, в процессе, выполнено. Или другие нужные фазы вашей работы.
Задачи можно расставить по приоритетности. Выполняя их постепенно, концентрируясь на одной.
К тому же такие программы имеют календарь, отдельный “to do list”. Напоминалки которые приходят на почту, а также синхронизацию задач между проектами.
Очень удобная, простая и визуально приятная в использовании.
Бесплатная версия подойдет для небольших команд: включает в себя возможность создавать до 1000 задач на команду, без временных ограничений. Платная версия от 10,99 за пользователя.
Asana интегрируется со всеми популярными сервисами: Google Drive, Teams, Gmail, Dropbox, Zapier, Zoom, Jira, Slack, Outlook и т.д.
Аналоги: Wrike, Trello, ClickUp,Confluence, Scoro, Acello,Jira,Teamwork.com, Basecamp
Из этого списка наиболее популярным на наш взгляд является инструмент Jira.
Мессенджер/ Групповой чат.
Общение внутри команды. Конечно если вас двое человек можно использовать Skype или Telegram чат. Но когда ваша команда начинает расти (как нанять первого сотрудника читайте здесь), личные контакты смешиваются с рабочими вопросами, а Skype начинает глючить и на один “быстрый” видео звонок уходит от 30 минут; пора задумается о мессенджере в котором будут находиться все рабочие переписки и смешные картинки.
Тут, как и с программой по управлению проектами, выбирайте ту которая будет удобна вам.
Для примера возьмем широко известную программу Slack.
По данным компании на июнь 2015 года, Slack ежедневно используют 1,1 миллиона пользователей.
Slack собирает в одном окне обсуждения в общих темах (каналах), приватных группах и личных сообщениях; имеет собственный хостинг, режим предпросмотра изображений и позволяет искать среди всех сообщений сразу.
Кроме того, Slack поддерживает интеграцию с почти 100 сторонними сервисами, такими как Dropbox, Google Drive, GitHub, Google Docs, Google Hangouts, Twitter, Trello, MailChimp, Heroku, Jira, Asana и т.д.
В бесплатной версии Slack поддерживает неограниченное число пользователей, интеграцию с 10 внешними сервисами и поиск в архиве до 10 тысяч сообщений.
В платных тарифах — 6,25 Eur (Standard) и 12,5 USD (Plus) за пользователя в месяц — снимаются ограничения и появляются дополнительные возможности для управления правами доступа.
В итоге вы получаете удобную в использование программу, которая интегрируется со всем чем только можно. Возможность быстрой и легкой передачи информации.
Аналоги: RocketChat. Google Hangout, Chanty, Microsoft Teams, Discord, Mettermost, Flosck, Ryver и т.д.
Вывод:
Хорошо подобранные инструменты для коммуникации и постановки задач внутри вашей команды, помогут вам сэкономить время и быть в курсе дел и задач сотрудников.
Аналогичных программ очень много: платные, бесплатные, на английском, русском или любом другом языке. Есть из чего выбрать.
Одно из главных преимуществ таких программ, в том, что коммуникация между членами команды идет в рамках одного конкретного вопроса (задачи), что помогает избежать “винегрета” и потери сути в обсуждении.
Поставленные задачи через программу невозможно забыть или потерять на “ захламленном “ столе.
К тому же всегда можно отследить историю изменений (версий) и найти результат, даже спустя длительное время. Ведь в онлайне очень часто так, наработки из предыдущих проектов и задач требуются спустя время в другом проекте.
Переписка позволяет избежать недопонимания, все четко написано и всегда можно перечитать поставленную задачу.
Даже если вы маленькая начинающая команда, подумайте над коммуникацией в вашей команде с самого начала, это упростит вашу жизнь с ростом компании.
В мире нет идеальной программы или инструмента, каждому подходит что то свое.
Спасибо, что дочитали до конца.
Какими программами удобно пользоваться вам?
Подписывайтесь на наш Телеграмм, чтобы быть в курсе новостей.
