В период пандемии удаленная работа стала для большинства компаний новой нормой и заняла прочное место в современном бизнесе. Компании продолжают нанимать удаленных сотрудников, потому что это часто удобно и выгодно — не нужно арендовать дополнительные помещения, обустраивать рабочие места, снабжать сотрудников чаем и канцелярией.
Но при фулл-тайме удаленный формат выгоден в одном случае — если сотрудник приносит пользу бизнесу и работает так же продуктивно, как офисный работник.
В найме удаленных сотрудников есть три ключевых этапа:
- оформление;
- онбординг;
- интеграция в рабочие процессы;
От них напрямую зависит эффективность адаптации персонала. Разберемся в этом подробнее.
Шаг 1 — Оформляем сотрудника
В целом, оформление удаленного сотрудника ничем не отличается от обычной процедуры. Но у кадрового делопроизводства здесь есть свои нюансы — при заключении договора важно учесть дистанционный формат работы.
Определитесь, какой договор вы будете заключать
Удаленный сотрудник может работать по ТК РФ, как любой офисный. Многие заключают обычный трудовой договор, но не указывают в нем дистанционный формат работы. Так работодатель лишает себя некоторых преимуществ и дополнительных рычагов контроля.
Например, компания заключила с сотрудником обычное трудовое соглашение. Местом работы значится территория работодателя. Однажды сотрудник не вышел на связь вовремя. Через три дня он «опоздал». Через неделю — не появился совсем.
Работодатель хочет оформить прогул и уволить работника, что непросто. Прогул — это отсутствие сотрудника на рабочем месте, а дистанционный сотрудник работает из дома. Увольнение без серьезных оснований может привести к разговору с трудовой инспекцией.
Чтобы себя обезопасить, лучше заключить особый трудовой договор — о дистанционной работе. У него свои преимущества.
Во-первых, можно включить дополнительные условия и основания для увольнения, которых не предусматривает обычное соглашение. Прописать, что сотрудник должен быть на связи в определенные часы — иначе его отсутствие можно считать прогулом. Или указать необходимость вовремя подавать отчеты о проделанной работе, которые помогают контролировать исполнение задач на расстоянии.
Во-вторых, в отношении дистанционных сотрудников проще проводить оценку труда. Точнее, её вообще не нужно проводить. Требования к охране труда удаленных сотрудников минимальны:
- работодатель уплачивает страховые взносы от несчастных случаев и профзаболеваний, как за обычных сотрудников;
- если работодатель выдает сотруднику технику или оборудование для удаленной работы, то обучает его правилам безопасного пользования;
- если сотрудник травмируется, выполняя работу, работодатель должен провести расследование несчастного случая, как на предприятии или в офисе.
В соглашении должно быть прямое указание на удаленную работу. Фраза должна быть не размытой и обобщенной, а максимально конкретной, например «Сотрудник выполняет трудовые функции вне места расположения работодателя (дистанционно)».
Что ещё нужно предусмотреть в договоре:
- Порядок сдачи отчетов о проделанной работе. С понятным графиком и формами.
- Оборудование, которым пользуется сотрудник для выполнения трудовых функций. Средства защиты информации, ПО, техника — необходимо перечислить все. А также указать, как сотрудник получит эти средства — от работодателя или за свой счет.
- Режим работы. Прописать его в договоре можно, как удобно — лишь бы было ясно, как именно работодатель определяет нахождение дистанционного сотрудника «на работе». Например, можно указать, что «Сотрудник должен находиться на связи в период с 10:00 до 19:00 с понедельника по пятницу».
Еще один плюс — удаленному сотруднику можно не заводить новую трудовую книжку. Или не принимать на хранение старую, если она у него есть. Но только если вы уточните это в договоре. Если отметки о ТК не будет, её придется завести.
Работодатели также могут нанять самозанятых или ИП. С ними заключается договор ГПХ. Есть несколько видов соглашений: договор подряда, возмездного оказания услуг, авторского заказа. Выбирать стоит тот, который в большей степени соответствует условиям работы.
Главное отличие от оформления по ТК РФ в том, что стороны тут не вступают в трудовые отношения. Как правило, такой формат подходит для проектной работы. Договор определяет результат, которого ждет работодатель, и вознаграждение, которое получит за работу сотрудник. Это выгодно обеим сторонам: работодателю не нужно заботиться об охране труда и организации рабочего места сотрудника — а сотрудник, в свою очередь, не обязан подчиняться внутреннему распорядку, может работать в удобном для себя графике и на любой удобной технике.
Чтобы исключить возможные недопонимания в дальнейшем, тут также стоит подробно прописать все обстоятельства:
- перечень работ, который сотрудник обязуется выполнять;
- сроки, в которые сотрудник должен сдавать работу;
- порядок, в котором работодатель будет проверять и принимать результат;
- оплата — её размер и порядок выплат;
- взаимная ответственность (например, проценты за задержку зарплаты, компенсацию морального вреда).
В каждом случае работодатель выступает налоговым агентом, который удерживает 13% НДФЛ с доходов сотрудника по любому из договоров. Страховые взносы за нанятых по ГПХ-соглашению также платятся, но в меньшем размере. Тут только два исключения:
- ИП платят взносы и налоги самостоятельно;
- самозанятые платят налог в размере 6% и также перечисляют его сами.
Подпишите документы с сотрудником
Если сотрудник живет в том же городе, где находится головной офис, и готов приехать для подписания документов лично — хорошо. Если нет, оформляться нужно электронно.
Чтобы ограничиться ЭДО(электронным документооборотом), сотруднику потребуется квалифицированная электронная подпись. КЭП приравнивается к личной ручной подписи и сотрудника можно оформить без бумажных оригиналов.
Если КЭП нет, попросите сотрудника отправить оригиналы почтой или курьером. Предложите компенсировать издержки на пересылку документов. Так вы сразу покажете, что заинтересованы в комфортном сотрудничестве и готовы поддержать новичка с самого начала.
Сделайте процесс оформления максимально прозрачным. У сотрудника может не быть опыта в кадровом делопроизводстве, поэтому объясните, зачем вам нужны оригиналы, какие документы вы будете подписывать, на какие пункты нужно обратить внимание. Дайте кандидату время внимательно ознакомиться с бумагами. Помогите разобраться, если сотруднику что-то не поймёт.
Не затягивайте с оформлением
К выбору нового человека в команде нужно подходить ответственно, но постарайтесь избежать семиэтапных собеседований с несколькими тестовыми заданиями и недельных фидбеков между каждым из этапов. Хорошие специалисты на рынке не задерживаются. Особенно высока конкуренция в сфере IT.
Но и торопиться не стоит — поспешный оффер может смутить. И работодателю, и соискателю нужно какое-то время, чтобы оценить условия и принять решение.
Здесь нужна золотая середина — от пяти дней до 1,5 недель. Этого достаточно, чтобы проверить навыки кандидата, обсудить нюансы работы на собеседовании, сделать оффер и подписать документы.
Автоматизируйте процессы
Процесс найма можно значительно упростить с помощью специализированных HR-сервисов. Вот несколько для примера:
- Робот Вера — российское приложение, ИИ-рекрутер. Самостоятельно ищет резюме на сайтах по заявленным требованиям, звонит соискателям, отправляет им ключевую информацию и даже проводит видеоинтервью.
- Potok. Помогает оптимизировать процесс найма, настраивает этапы рекрутинга и формы заявки под конкретную вакансию. Сохраняет историю взаимодействий с кандидатами. Кроме того, позволяет настроить карьерный сайт, составить брендированную форму отклика.
- Хантфлоу. Еще один отечественный сервис для оптимизации рекрутинга. Особенность системы в том, что HR может привлечь к отбору специалистов из необходимых отделов. Они могут добавлять резюме в базу, управлять интервью и собеседованиями, общаться с кандидатами и заказчиками.
- Experium. Сервис, который помогает автоматизировать процесс подбора сотрудников. Приложение умеет размещать объявления на сайтах, сортирует резюме соискателей, отправляет им письма и сообщения, работает с соцсетями.
- VCV. Сервис для автоматизации видеоинтервью. HR загружает в приложение список вопросов, выбирает время для ответа и отправляет кандидату, а тот записывает ответы на видео. Платформа позволяет сэкономить время на проведении собеседований и быстро отобрать подходящих специалистов.
Шаг 2 — Проводим онбординг
Согласно исследованиям OC Tanner, около 20% кандидатов уходят в первые 20 дней. Одна из причин — неэффективный онбординг.
В то же время, по данным Glassdoor, грамотный и продуманный онбординг повышает удержание новых сотрудников до 82%. Как этого добиться?
Предонбординг - первый шаг в адаптации сотрудников
Период, когда сотрудник уже принял оффер, но еще не вышел на работу, называется предонбордингом. Хотя многие на этом этапе не предпринимают ровным счетом ничего, и упускают отличный шанс проявить заботу и показать новичку, что его ждут.
Что можно сделать:
- Отправить сотруднику приветственное письмо. Укажите в нем период испытательного срока, контакты руководителя, ключевых сотрудников и HR-отдела, начало рабочего дня и другие подробности, которые помогут новичку снизить тревожность и подготовиться заранее.
- Подарите Welcome-book. Отличный инструмент, который поможет удаленному сотруднику быстрее познакомиться с компанией. Расскажите историю вашего бизнеса, о его целях, миссии, внутренней политике, графике отпусков.
- Отправьте Welcome-kit. Небольшой приветственный набор, который задаст тон вашей совместной работе. Здесь отлично подойдет корпоративный мерч, одежда, канцелярия или сувениры с логотипом компании.
- Заранее решите все технические вопросы. Если сотруднику нужен конкретный ноутбук, наушники, микрофон и другая спецтехника, организуйте доставку или договоритесь о покупке с последующей компенсацией. Это нужно решить до первого рабочего дня.
Составьте подробную программу онбординга
Чаще всего онбординг проводят HR и старший сотрудник/руководитель. Первый вовлекает сотрудника во все формальные детали (график, отпуска, рабочая техника и материалы), второй — непосредственно в тонкости работы.
Отслеживать прогресс можно в чатах мессенджера. Например, создать такие:
- Онбординг_[фамилия новичка]. Это чат для погружения в основные процессы и ценности бизнеса. Сюда добавляются HR, руководитель и сотрудник.
- База знаний. Это личный чат HR. Здесь находятся рабочие материалы, презентации, инструкции и другая корпоративная информация, которую специалист пересылает сотруднику.
- Пароли. Тут хранятся доступы ко всем рабочим системам. Удобно, если в мессенджере есть функция треда — можно открыть его в личных сообщениях и переслать туда все пароли, чтобы они не терялись в потоке обсуждений. Если переживаете за безопасность доступов, можно использовать KeePass.
Сам план онбординга нужно прописать по дням. Он должен быть понятен и новому работнику, и нанимателям. Детально распишите этапы адаптации. Например, в первый день — ознакомить сотрудника с продуктами и базовыми правилами компании. На пятый — погрузить в корпоративную культуру. В конце первой недели — запросить обратную связь.
Кстати, об обратной связи — это важно
Фидбек помогает понять, в чём сотрудник уже разобрался, а над чем ещё нужно поработать. Вдобавок, так новичок не чувствует себя брошенным.
Включите обратную связь в ключевые этапы онбординга. Например, рассказали сотруднику о ценностях — уточнили, что понятно, что нет, с чем согласен или не согласен. Отработали первую неделю — запросили фидбек ещё раз.
Попросите сотрудника писать небольшие отчеты и сохраняйте их в чате по онбордингу, чтобы потом проанализировать и отследить прогресс. Запросите следующий фидбек через месяц. Потом — через три.
Задавайте конкретные вопросы, чтобы получить конструктивную обратную связь. Например: какие задачи вызвали больше всего трудностей? С чем уже приходилось сталкиваться, а что — в новинку? Так будет понятно, нужно ли над чем-то поработать.
Помогите новичку разобраться в основах
К первому рабочему дню стоит подготовиться — так сотрудник будет чувствовать себя увереннее и быстрее вольется. Отправьте ему заранее необходимые рабочие материалы, скрипты, инструкции.
Распланируйте первый рабочий день. Не давайте новичку много сложных задач сразу. Адаптация к новым условиям — всегда стресс. Начните с малого: познакомьте с отделами и руководством, помогите изучить продукт и текущие проекты.
Ознакомьте новичка с рабочей инфраструктурой. Расскажите, как строится коммуникация внутри команды, добавьте в корпоративные чаты. Обучите работе с CRM-системой и рабочими сервисами. Удобно, когда для чатов и рабочих сервисов есть краткая инструкция. Ее можно отправить сотруднику как подсказку, которая поможет быстро сориентироваться.
Приставьте к новичку наставника
Ментор введет нового сотрудника в курс дела, поможет оперативно подключиться к процессам и правильно расставить приоритеты. Между наставником и новичком не должно быть длинной дистанции — обозначьте, что он может писать ментору в личные сообщения с любыми вопросами.
Периодически узнавайте у ментора, как новичок справляется с работой. Они будут долго находиться в тесном контакте, и наставник сможет увидеть нюансы, недоступные руководителю.
Проявите терпение и действуйте по плану
Не ждите от новичка быстрых результатов — люди адаптируются к новым условиям по-разному. Помните, что новый сотрудник не знает внутренней кухни и может запутаться, даже будучи профессионалом.
Хвалите сотрудника за успехи, даже незначительные: если он вовремя сдал работу, всю неделю не опаздывал, проявил инициативу. Это подкупает и мотивирует лучше стараться.
Не ругайте новичка в общих чатах, критику лучше озвучивать в личных сообщениях или на созвонах тет-а-тет.
Проявите терпение к ошибкам и нарушениям на первых порах. Если новичок с чем-то не справляется, постарайтесь узнать причину. Она часто кроется не в безответственности, а в деталях, которые изначально упустили. Например, сотрудник может опаздывать, потому что при планировании графика не учли разницу в часовых поясах.
Шаг 3 — Интегрируем сотрудника в команду
Удаленные сотрудники часто чувствуют себя оторванными от команды из-за дистанционного формата. Так будет, если не познакомить новичка с коллегами и не вовлечь его в корпоративное общение.
При знакомстве в офисе нового сотрудника лично представляют коллегам и проводят экскурсию. На дистанционке такой возможности нет, поэтому знакомить человека с новым коллективом нужно онлайн.
Интегрировать человека в команду удобнее в специализированных бизнес-мессенджерах. Мне нравится корпоративный мессенджер Compass, поэтому ниже расскажу на его примере.
Сотруднику направляют приватную ссылку-приглашение, по которой он попадает в мессенджер. Его добавляют в главный чат, в котором есть вся команда. Там HR пишет приветственное сообщение, например:
Коллеги отвечают ему в комментариях, вовлекая в диалог-знакомство. Человек сразу почувствует себя частью команды.
Еще один плюс корпоративных мессенджеров — обычно у них есть карточки сотрудников. В Compass новичок может открыть профиль каждого пользователя, увидеть его должность, статус, информацию об отпуске, и быстрее запомнит коллег.
Когда знакомство состоялось, сотрудника добавляют во все рабочие чаты по процессам, с которыми ему предстоит работать. Маркетолога Олега, например, добавят в такие:
- Отдел маркетинга — это главный чат отдела с директором;
- Маркетинг - work — внутренняя кухня отдела со всеми процессами;
- Разработка сайта;
- Яндекс директ;
- SEO-оптимизация;
- Стратегия PR.
Сразу познакомьте новичка с корпоративной культурой — добавьте его в чаты, созданные для неформального общения. Это отлично работает на сплоченность и реализуемо даже при удаленном формате. Например, можно устраивать такие активности:
- играть в мафию онлайн:
- делиться художественной или профильной литературой, обсуждать прочитанное;
- устраивать викторины и онлайн-квесты с призами.
Не забывайте о деловой этике, которую важно соблюдать даже в онлайн-общении. Можно разработать небольшую памятку с базовыми правилами и раздать всем сотрудникам.
Что в итоге?
Без грамотного онбординга сложно предусмотреть все нюансы адаптации новых сотрудников, что особенно важно при дистанционном формате. Интегрируя удаленного сотрудника в процессы, нужно продумать различные нюансы:
- быстрый и грамотный процесс найма;
- прозрачное оформление, понятное сотруднику и удобное работодателю;
- детальный план онбординга;
- регулярная обратная связь.
Тогда процесс адаптации пройдет легче, а сотрудник поймет, что ценен и стал частью команды даже при удаленном формате.
