Команда Stars Partners подготовила для вас практическую статью о том, как избежать типичных ошибок при подготовке стенда на выставке. Если вы участвуете в конференциях - эти советы сэкономят вам время, деньги и нервы.
Итак, начнем - вы выбрали хорошее место на выставке, нашли застройщика - вроде бы всё готово. Можно брать билеты и ждать начала? Не совсем.
Наша event-команда в Stars Partners собрала три полезных совета, которые помогут пройти этап застройки без лишнего стресса и избежать типичных подводных камней при подготовке стенда.
Зона хранения — обязательно
Сначала ты делаешь зону для гостей, игнорируя место для склада, а потом ищешь, куда сложить вещи, чтобы не было хаоса. В реальности нужно выделить зону для мерча, вещей команды, алкоголя, воды, упаковок, сумок. Доступ к нему должен быть скрытым от глаз гостей - идеальный вариант, когда «Нарния» находится аккуратно за барной стойкой.
Всегда планируй с застройщиком:
– Где будет зона хранения
– Сколько места нужно
– Удобный ли доступ к складу в пиковые моменты
– Сколько урн предусмотрено и где они расположены (лучше - побольше и интегрированные в дизайн)
Качественный брифинг персонала
Вы приходите на выставку, подходите к стенду - а хостес не знает даже названия компании. Или наоборот - ведёт себя как СЕО мира.
Важно помнить: хостес не обязана досконально разбираться в продукте и рассказывать об интеграциях. Но она обязательно должна понимать:
– Что именно вы представляете
– С кем из команды связать посетителя
– Как корректно и доброжелательно направить диалог
Хостес — это ваше лицо.
Первый контакт посетителя с компанией. И он должен быть профессиональным. Плохое первое впечатление легко создаст ощущение хаоса и непрофессионализма в целом.
Как организовать работу хостес грамотно:
— Выбирайте профессиональных хостес. Люди с опытом уже знакомы со спецификой мероприятий и взаимодействием с аудиторией.
— Подготовьте бриф-документ. Включите в него краткое описание компании, цели участия, список контактных лиц и зоны ответственности, а также основную информацию о продукте или сервисе. Передайте его хостес не менее чем за 7–10 дней до мероприятия.
— Проведите вводный инструктаж на месте. Покажите расположение всех зон: где мерч, бар, стенд, материалы. Объясните, кто из команды за что отвечает.
— Улыбка - обязательна. Это самая простая и самая мощная форма гостеприимства.
— Организуйте чёткий график перерывов. Усталый персонал - неэффективный персонал.
— Обеспечьте питание. Лучше вы заранее накормите хостес, чем они уйдут на два часа в поисках бургера и будут пахнуть луком.
— Предоставьте удобную форму и обувь. Если человеку физически некомфортно, это отразится на настроении и общей атмосфере стенда.
Сколько-сколько это, говорите, стоит?
Стенд — это гораздо больше, чем просто арендованное место и застройка. Если вы делаете его впервые, вас могут повергнуть в шок некоторые затраты, которые являются не очевидными на первый взгляд.
Кажется, всё просто: выбрали площадку, согласовали дизайн, рассчитали застройку, добавили расходы на командировку — и вроде бы готово. Потом всплывают какие-то странные затраты.
Место на выставке, отели, перелеты, суточные, логистика, мерч - окей, что еще? Даже если у вас нет бара, вода и салфетки вам очень нужны. Далее расходы на персонал, одежду для персонала, макияж и прически.
А теперь самое интересное: электричество, интернет, уборка, вывоз мусора (в том числе мусор - это ваш стенд после выставки), а еще если у вас есть подвес, вам нужно оплатить разрешение на его установку, и отдельно его поднятие; страховку - и вам, и людям, если он вдруг упадет. И все это дополнительно к обычной страховке на застройку, которую вы платите в любом случае.
И это все правда может сделать ваш HR или офис-менеджер? Нанимайте профессионального ивент-менеджера.
Выставки — это сложно. Правда.
Stars Partners — партнёрская программа с эксклюзивными офферами от прямых рекламодателей без комиссий.
РЕГИСТРИРУЙСЯ
Начни зарабатывать уже сегодня!
🎯 Приходите на наш стенд на следующих ивентах:
Мы будем рады встретиться с вами лично и обсудить возможности сотрудничества!
