В каждой сфере есть ивенты, на которых просто надо быть. Один из них — MAC. Уже в мае Ереван станет местом силы для арбитражников, вебов, партнерок и всех, кто двигает рынок вперед.
Команда конференции с 2017 года доказывает, что даже в условиях жесткой конкуренции можно выделяться — если подходить с большой любовью к тому, что делаешь. За кулисами яркой картинки конференции — огромный труд команды, которая каждый год поднимает планку организации.
В этом материале — первая часть откровенного рассказа от первого лица о том, как устроен MAC изнутри. Во второй части расскажем, как команда MAC устраивает самую ожидаемую вечеринку года.
«Когда проект любят и трепетно к нему относятся, то он в любом случае обречен на успех», — Вадим Корепов, организатор MAC Affiliate Conference.
Кто участвует в организации конференции? Расскажи о составе команды организаторов.
МАC создает компактная команда ярких и креативных людей. Изначально в команде не было профессиональных ивентеров, и мы все учились делать мероприятия с нуля.
MAC Conference 2017
Мы настолько горели идеей, что нам было по кайфу во всем разбираться, копаться. И поэтому мы досконально изучили каждую деталь в организации мероприятий. В отличие от других конференций, мы делаем МАК своей внутренней командой и никогда не привлекаем сторонние инхаус-агентства.
На момент 2025 года, те люди, которые начинали делать MAC, до сих пор с нами. И это говорит о большой любви к проекту. А когда проект любят и трепетно к нему относятся — он в любом случае обречен на успех.
Сколько времени требуется на подготовку к конфе?
Мы начинаем подготовку за 9 месяцев до конференции. Первым этапом выбираем даты и смотрим, свободны ли площадки, которые нам нужны.
В регионах, где мы проводим конференции, площадок, которые могут принять такое крупное мероприятие, достаточно мало. Поэтому нам нужно бронировать их заранее. Важный момент, что нам нужны две большие площадки. Одна площадка для конференции, которая вместит 4 тысячи человек. Другая — для афтепати на 3 тысячи человек. Почти для любого из городов это сложная задачка, и таких локаций не так много.
MAC Conference 2019
Затем где-то за 6 месяцев до конференции начинается плотная работа по поиску подрядчиков, по определению концепции афтепати, выбору хедлайнера, продаже стендов и маркетинговой активности для привлечения аудитории.
К этой конференции подготовка началась в августе прошлого года. Мы завершили прошлый MAC в конце мая, выдохнули, команда набралась сил. И уже в августе начали брейнштормить идеи, чтобы сделать новый MAC еще более ярким.
Какие сложности были в организации первых мероприятий, которые сейчас для тебя обыденность и не вызывают никакого страха или волнения?
Даже при организации первых MACов мы не видели особых сложностей. Единственное, что у нас было — туман неизвестности. Мы не понимали, как выстраивать какие-то процессы, и нужно было досконально в них разобраться, понять, как они работают. Волнение присутствовало по поводу зон, технической составляющей, организации сцены, площадки, афтепати. И по поводу застройки, потому что застроить такой большой объем за сутки до конференции — всегда нетривиальная задачка.
MAC Conference 2018
Отдельный пункт — сбор гостей. Когда у тебя новая конференция без имени, собирать гостей не так просто. Люди еще не знают, какой уровень вы зададите. Перед нами стояла задача сделать конференцию:
И тут стоит отметить, что большая часть спонсоров и гостей — это постоянная аудитория, которая ездит к нам из года в год. Мы видим это по статистике. И с каждым годом новая аудитория, которая присоединяется к этим “старичкам”, становится все больше.
MAC Conference 2024
На прошлой конференции в Армении у нас было 3400 человек. Честно говоря, я даже не был уверен, что к нам приедет такое количество гостей. В этом году мы ждем уже 4 тысячи. Стоит отметить, что эти гости прилетели к нам из 36 стран, что говорит о международном доверии к MAC.
Привлекаются ли еще какие-нибудь средства к организации, кроме средств рекламодателей?
MAC, как и любой бизнес-проект, требует инвестиций. Бронирование площадок происходит еще до того, как мы начинаем продавать стенды. Бронирование хедлайнера тоже происходит задолго до афтепати, потому что у звезд такой величины гастрольные графики расписаны на год вперед. Мы 100% мы вкладываем свои средства на начальном этапе.
Сложно ли выбирать локацию (страну/город) для проведения мероприятия?
Выбрать локацию для проведения конференции действительно очень сложно. По понятным причинам мы не можем проводить ее там, где проводили до этого.
MAC Conference 2020
Мы очень долго искали новую локацию. Сначала хотели сделать в Казахстане, но там возникли проблемы с вертикалью iGaming. А арбитражная конференция без iGaming — как автомобиль без колес. Затем рассматривали Турцию, Сербию, Грузию, Армению.
Почему Ереван?
Выбор в пользу Еревана оказался успешным, потому что в других странах возникают определенные проблемы. Например, Белград мне кажется, не таким гостеприимным как Ереван. Там сложно найти заведения, работающие допоздна. А арбитражники, как вы знаете, после конференции любят поехать покурить кальян, перекусить, пообщаться.
MAC Conference 2024
Когда мы были в Белграде, нам с друзьями было сложно найти такие заведения. Грузия не такая гостеприимная по политическим причинам. В Турции, насколько я знаю, тоже есть вопросы относительно iGaming-вертикали. Именно по этим причинам мы после долгих испытаний выбрали Ереван.
Ереван знает нашу конференцию, все заведения работают. Армения сама по себе достаточно красивая, и вокруг Еревана много мест, куда можно съездить до и после конференции. Это точка, куда удобно и недорого лететь из разных городов: России, СНГ, Европы. Сам Ереван тоже недорогой, что тоже влияет на выбор арбитражника — лететь на конференцию или нет.
В группе ВК собрали дайджест официальных отелей со скидкой, заходите посмотреть.
Кто отвечает за выбор площадки? Как понять, что площадка вам подходит?
Выбором площадки занимаюсь обычно я. Это, с одной стороны, сложная задачка, но, с другой стороны — в Ереване, например, нет других крупных площадок, помимо тех, где мы проводили конференцию и афтепати.
MAC Conference 2024
То есть это только две площадки, и у нас, по сути, выбор без выбора. Поэтому на площадке могут быть минусы и недочеты, о которых мы знаем заранее.
Например, в прошлом году в Ереване было достаточно жарко. Да, не так жарко, как бывало на конференциях в Барселоне, но все равно температура — выше комфортной.
В этом году мы предусмотрели этот момент и постарались исправить проблему. У нас были плотные переговоры с владельцами площадки на тему установки промышленного кондиционирования, потому что помещение с такими потолками очень сложно остудить напольными кондиционерами. Руководство площадки пошло нам навстречу, за что им большое спасибо. Сейчас они устанавливают промышленное кондиционирование. Плюс мы перенесли конференцию на 10 дней назад, чтобы температура на улице была чуть ниже, и гостям точно было комфортно у нас на конференции.
Случались ли такое, что площадка слетала в самый последний момент, когда уже все согласовано и анонсировано? Что делать в такой ситуации?
Такого не случалось. Это достаточно странная ситуация для ивент-рынка. Но если вдруг такое случится, единственный вариант — впопыхах искать другую площадку или просить текущих арендодателей предоставить другую локацию, потому что они срывают условия договора.
Расскажи, по какому принципу площадку распределяют на зоны?
У нас на МACе есть 4 типа стендов: Gold, Platinum, Diamond и эксклюзивные стенды. Эксклюзивные стенды — новый формат. Это кастомные стенды компаний, которые они застраивают на свое усмотрение. Такой запрос был давно к нам, как к организаторам конференции, и вот в этом году мы его смогли удовлетворить.
Мы стараемся распределить зоны так, чтобы спонсоры с наиболее крупными стендами получали больше охвата, потому что они платят больше за свое присутствие на конференции. Поэтому сначала гостей на конференции встречают эксклюзивные стенды, потом идут Diamond, Platinum и Gold.
MAC Conference 2018
Но при этом стоит отметить, что охвата в любом случае хватает всем спонсорам. Мы стараемся разместить зоны на конференции достаточно компактно, чтобы гости ходили по всем зонам конференции.
MAC Conference 2021
Я знаю, что есть какие-то конференции, которые берут огромные помещения, где очень много пустого пространства. В итоге гостям просто лень доходить до каких-то дальних уголков. У нас же площадка компактная. Мы специально отгораживаем ее шторкой, если вдруг она слишком большая, именно для того, чтобы все было в доступности и все стенды спонсоров получали необходимый охват.
MAC Conference 2019
Более того, в дальних частях площадки мы создаем точки притяжения, такие как лаунжи, массажные зоны или бар.
MAC Conference 2024
Что делать с пустыми зонами, если до старта мероприятия их так и не забронируют?
К счастью, MAC редко сталкивается с такими проблемами. Чаще всего у нас обратная проблема: мы продали все стенды, и нужно достраивать новые для спонсоров, которые пришли чуть позже и также хотят приехать на конференцию. В этом случае мы просто крутим схему, раздвигаем лаунжи, меняем компоновку, чтобы разместить большее количество стендов.
Кто отвечает за стенды? Кто контролирует их фактическую установку? И кто их устанавливает: ребята из команды организаторов или местные?
Застройка стендов — всегда большой пласт работы. Для застройки требуется около 50 человек и везти 50 человек в другую страну, размещать их — достаточно сложная и ресурсоемкая задача для конференции. Поэтому всегда нанимаем местных.
Мы находимся в плотном контакте с подрядчиками, но даже при таком плотном контакте не получается избежать проблем. Особенно если ты работаешь с подрядчиком в первый раз. В этом году мы сильно усилили команду застройки, чтобы предоставить топовое качество по стендам и визуалу.
Расскажи, как происходит согласование установки стенда: от момента брони до его полной готовности? Сколько времени на это уходит? За сколько времени до начала мероприятия начинается работа на площадке?
Когда спонсоры выбрали себе размещение, мы скидываем им технические характеристики стенда. Чаще всего застройку мы делаем самостоятельно, поэтому от спонсора нужен лишь макет того стенда, который он хочет видеть на конференции.
Застройка начинается за 3-4 дня, а за 12 часов до старта конференции у нас обычно все готово. Это время мы оставляем на доработку каких-то мелких вопросов.
Ночь перед конференцией — самое жаркое. Весь состав, вся команда подрядчика трудится в поте лица, чтобы в 10 утра, когда гости придут на конференцию, все было в идеальном виде.
Случались ли у вас забавные случаи, курьезы в момент установки или согласования стендов?
Да, курьезные случаи, конечно, случались. Один раз, например, подрядчик не напечатал целую стенку стенда спонсора. Нам пришлось быстро решать вопрос. Сначала мы напечатали просто логотип этой компании, наклеили его на эту белую стену, а во второй половине дня довезли дизайн и оклеили ее.
Иногда бывают перепутаны какие-то стены, из-за невнимательности подрядчика, ведь нужно застроить целых 150 стендов. Именно для этого мы оставляем ночь перед конференцией, чтобы исправить такие досадные моменты.
Какие каналы для продвижения вы используете? Насколько хорошо срабатывает реклама?
Мы используем все каналы продвижения и смотрим на результативность этих каналов. Используем и контекстную рекламу, таргет, influence-маркетинг и плотную работу со спикерами, потому что чаще всего аудитория приходит именно на спикеров.
MAC Conference 2024
В первый MAC мы использовали все возможные каналы, потому что, когда конференция новая — у людей нет доверия и лояльности. В первую очередь нужно объяснить им, что именно эта конференция будет качественной, на высоком уровне. И мы пытались через рекламу донести для гостей именно этот посыл.
Сейчас конференция настолько на слуху, что ее, в целом, можно и не рекламировать. Но, все-таки, закладываете ли вы сейчас бюджеты на маркетинг? И поменялся ли в целом подход в продвижении?
Да, MAC сейчас известен и, наверное, если мы полностью отключим маркетинг, то на конференцию все равно приедут больше 2000 человек. А это даже больше, чем собирают некоторые конференции, которые активно используют маркетинг. Поэтому бренд безусловно важен.
MAC Conference 2024
Но ключевой вопрос в том, что мы не хотим стоять на месте и просто повторять MAC из раза в раз. Мы хотим делать его с каждым годом лучше и больше. Поэтому каждый год мы садимся, анализируем ошибки, которые случились в прошлом году, и пытаемся их избежать. Прикладываем больше усилий в тонких моментах, чтобы там все прошло гладко, и маркетинга это тоже касается. Каждый год мы ищем какие-то новые подходы к нашей аудитории.
Вы не проводите масштабных рекламных кампаний, но при этом привлекаете гостей со всего мира. Как считаешь, это заслуга «сарафанного радио»?
На самом деле я с этим не соглашусь. Мы проводим масштабные рекламные кампании, просто мы делаем их грамотно и бьем в самую целевую аудиторию. Мы знаем, где эта аудитория обитает, знаем, что ей нужно, и пытаемся закрыть ее потребности.
На основе своего опыта, поделись, какой способ привлечения участников на мероприятие самый эффективный?
Самый эффективный способ привлечения участников — хорошая конференция. Нужно просто дать людям кайфануть, заработать, привести новые интересные, важные контакты, и это ваш лучший маркетинг для следующей конференции.
Когда проект создается с душой, он неизбежно растет — и притягивает тех, кто мыслит так же. Именно поэтому MAC собирает тысячи гостей из десятков стран, объединяя самых активных и амбициозных игроков рынка.
Если ты в арбитраже — ты должен быть на MAC. Здесь рождаются партнерства, запускаются кейсы и строятся планы на год вперед. Не пропусти главный арбитражный ивент весны.
До встречи на MAC 2025 в Ереване!
