Уже 8 лет мы развиваем LT CRM — внутренний продукт LuckyTeam, созданный для одной цели: кратно повышать эффективность арбитражных команд и ресурсных отделов. У нас расписан бэклог на месяцы вперед, а каждая задача в нем — про рост, автоматизацию или порядок в бизнес-процессах.
Привет! Меня зовут Ян, я CPO LuckyGroup. В этой статье расскажу о том, как LuckyTeam CRM заменила Excel-хаос в нашем медиабаинговом агентстве. Без этого сервиса мы бы «тонули» в доступах, теряли статистику и принимали решения наугад.
Сегодня LuckyTeam CRM:
И это только малая часть ее функционала. Рассказать обо всем в одной статье невозможно. Поэтому мы запускаем серию материалов о ключевых модулях нашей CRM. Начнем с функционала, который несколько лет назад стал критичным для переосмысления.
Это не просто бухгалтерия. Это фундамент финансовой прозрачности в условиях ежедневного хаоса арбитража.
Мы создавали ее несколько месяцев. Продумывали сотни кейсов, выверяли логику процессов. Малейшая ошибка в учете расходов — это не просто баг. Это деньги, которые теряются. Это доверие сотрудников, которое разрушается.
Проект оказался сложнее, чем казалось. Мы уверенно шли вперед, пока в арбитражном мире не появлялась новая вводная, и вся или какая-то часть логики рушилась. Тогда приходилось садиться заново исследовать кейсы и перерабатывать архитектуру. Иногда с нуля.
Сегодня система работает без сбоев. Ее ядро — то самое, продуманное в первые месяцы. Оно оказалось настолько устойчивым, что легко адаптируется под любых «черных лебедей» и продолжает масштабироваться вместе с бизнесом.
Арбитражник просил пополнить кабинет, тратил деньги, вручную заносил расход в CRM и прикладывал скриншот. Скриншоты проверяли финансисты без доступа к кабинетам, то есть, по сути, «на честном слове».
Частично мы автоматизировали сбор данных: собственные боты стягивали расходы из кабинетов, но ломались они стабильно. Особенно в тот самый момент, когда нужно было сводить финансовый отчет. А половина источников вообще не поддавалась автоматизации.
Контекст усугублялся с ростом проекта: за все годы LuckyTeam поработал практически во всех популярных типах трафика, во всех форматах: PPC, Display, In-app, Pops, Social-трафик и пр. Мы насчитали их более 100, у каждого из которых — свой формат учета.
Когда команда начала расти, трещины стали очевидны. У каждого байера есть десятки кабинетов, и даже если с них не льют, там часто остаются деньги. Эти остатки не контролировались.
Бывали случаи, когда рекламная сеть закрывалась вместе с оставшимися на счету миллионами. Мы теряли деньги просто потому, что никто не видел, где они лежат.
Добавьте к этому карточные сервисы: каждой команде — свой пул карт, каждый байер — свои пополнения в десятки источников. В результате хаос в статистике и невозможность понять, сколько денег куда ушло.
Мы все учитывали. Но даже самые спокойные из команды теряли терпение.
Тогда мы поняли: нужна система, которая масштабируется вместе с нами. Система, которая выдерживает не просто рост в два раза — а рост в 10 раз. По людям, по объему трафика, по уровню контроля. И мы начали строить ее.
Когда пополнение и траты идут через одного байера и одного финансиста.
Пример: нативные сети без клоаки. Там все просто: байер подает заявку → финансист пополняет кабинет → байер тратит деньги.
Мы ввели новую логику: пополнение = расход. Если ты запросил 10 000 долларов — ты уже израсходовал их с точки зрения отчетности.
Это резко изменило фокус ответственности. Байеры стали отвечать не только за то, что потратили, но и за то, что взяли.
Мы опасались негатива: что пополнения замедлятся, что начнется экономия «на балансе» и трафик встанет. Но вышло иначе.
Мы открыто обсудили логику с командой, и баеры приняли новые условия. Пополнения стали чаще, но на меньшие суммы. Финансовый отдел масштабировался и система заработала без сбоев.
Так мы заложили фундамент: финансовая дисциплина без снижения темпов. И главное — с доверием и участием всей команды.
Начали с инвентаризации. Каждый рекламный аккаунт в CRM у нас привязан к источнику трафика, владельцу и статусу активности. Это не только помогает в передаче аккаунтов между командами, но и ускоряет заявки на пополнение: финансисту сразу видны доступы. Такой порядок — база для большинства автоматизаций в нашей CRM.
Во время миграции мы наконец разобрались со старыми аккаунтами: ненужные — на вывод, нужные — зафиксировали. Так мы вывели десятки тысяч долларов, просто наведя порядок.
Дальше — самое тонкое место: нужно было одномоментно зафиксировать балансы в активных аккаунтах и начислить эти суммы в расход.
Главной проблемой было то, что трафик нельзя было останавливать. Каждая минута между фиксацией и начислением — это прямые убытки. Ведь эти траты не попадут ни в старый учет, ни в новый.
Мы заранее договорились с байерами: в заданное время они вручную фиксировали расход в CRM. Параллельно мы фиксировали балансы и сразу начисляли их в расход. Где была автоматизация — все прошло секунду в секунду. Где не было — сработала точная координация арбитражников и команды CRM.
Мы справились и не потеряли ни цента. А главное — доказали, что можем двигаться быстро, точно и командно.
Раньше схема выглядела так: тимлид запрашивал пополнение головного аккаунта сервиса, выпускал карты вручную, распределял их между байерами — чаще без фиксации. Арбитражники прикручивали карты к разным кабинетам, тратили, и… все. Расход фиксировался вручную, подтверждался скриншотом.
Сложностей хватало:
Мы начали с жесткого разграничения головных аккаунтов по командам.
Далее — привязали каждую карту к конкретному байеру прямо в LT CRM. Она подтягивает карты по API, тимлид закреплял карту при выпуске. Пропустил — не закроет финансовый месяц.
Мы начали учитывать баланс, все транзакции по каждой карте и учитывать их как расход арбитражника.
Пришлось учесть десятки нюансов:
Мы подошли к этому так же, как это устроено в любом банковском приложении. Когда ты покупаешь кофе, в списке транзакций написано, например, ООО «КОФЕ С СОБОЙ». Так вот, у каждой рекламной сети — тоже есть свои юридические лица. Более того, у одной сети их может быть несколько: зависит от страны, типа кабинета или платежной системы.
Мы создали справочник, где каждому юрлицу сопоставили рекламную сеть. И теперь, когда с карты уходит транзакция, LT CRM видит: ага, это ООО «ADS GLOBAL TECH» — значит, пополнение пошло в такую-то сеть.
Все остальное у нас уже было: карта привязана к байеру, байер — к команде, транзакция — к юрлицу, юрлицо — к источнику. Значит, мы точно знаем, кто пополнил, сколько и куда.
А если транзакция уходит на неизвестное юрлицо, система алертит, и наша команда тут же выясняет, что это за новый процессинг и к какому источнику он относится.
Мы проработали каждый кейс. Добились полной синхронизации между LT CRM и всеми карточными сервисами. Первые месяцы вручную сверяли все еженедельно, потому что у карточных сервисов случаются «сюрпризы»: они меняют правила учета транзакций, не предупреждая.
Мы это учли и построили систему, которая контролирует сама себя. И если что-то идет не так, мы узнаем моментально.
Возьмем любой карточный сервис. Отчет подтягивает из LT CRM три ключевых значения:
И все сводится к простой формуле:
Пополнения = Баланс + Траты
Если все учтено правильно — разница между этими тремя цифрами всегда должна быть ноль. Любая дельта — это сигнал, что где-то сбой. Продуктовая команда сразу начинает поиск причины.
Так появился настоящий механизм самоконтроля: отчет, который автоматически проверяет целостность учета, не дает сбоям остаться незамеченными и экономит десятки человеко-часов.
Мы часто работаем с источниками, где нужно заранее заводить крупные суммы на общие балансы, а потом вручную распределять их на аккаунты байеров. Так работают, например, поставщики Google-аккаунтов и других рекламных сетей.
Однако если мы завели 30 000 $ на баланс селлера, это не значит, что байеры их потратили. Если сразу учесть сумму в их расходах, появляется перекос в мотивации. Если не учитывать — теряется контроль. А деньги могут просто «зависнуть» на забаненном аккаунте или не использоваться месяцами.
Мы хотели сохранить принцип: ответственность начинается с момента получения денег, даже если они еще не потрачены.
Так появилась новая сущность в LT CRM — нераспределенный расход.
Как это работает:
Какое-то время все шло гладко. Ответственность за деньги появилась, интерфейс стал удобнее, контроль стал системным. Но потом…
Число аккаунтов у одного селлера перевалило за 600. Мы разделили Telegram-чаты по командам, назначили ответственных, настроили процессы. И вдруг — тревожный сигнал: 300 000 $ нераспределенного расхода в конце месяца. Хотя по мнению арбитражной команды почти все траты уже были распределены.
Мы сверили, сколько всего отправили селлеру и сколько реально потратили. Разница была огромная. Деньги где-то «зависли».
Начали проверять и «открыли портал в ад». Мы вручную поднимали пополнения по каждому аккаунту, по каждому байеру через Telegram. Все данные вносили в таблицу. За полтора года ежедневных пополнений выяснилось, что:
Чтобы учет стал точным, мы построили в LT CRM полноценную инфраструктуру для работы с селлерами. Каждый из них представлен отдельной карточкой в системе, где заранее зафиксированы все условия: стоимость аккаунтов, комиссии и логика рефандов.
Баланс у селлера отображается в CRM как точная копия реального и формируется на основе заявок на пополнение, покупок, пополнений аккаунтов и возвратов.
Все рекламные аккаунты, выданные селлером, хранятся в CRM и всегда закреплены за конкретным байером. Система работает почти как интернет-магазин: байер заходит в профиль селлера, выбирает нужный тип аккаунта, указывает параметры и оформляет заявку.
В этот момент LT CRM автоматически списывает деньги с внутреннего баланса селлера, закрепляет аккаунт за байером, формирует расход и создает задачу для менеджера, который идет к селлеру и получает аккаунты. Баланс в CRM всегда синхронизирован с реальным у селлера. А если случается расхождение — команда оперативно находит причину и решает проблему.
Арбитраж — это бизнес с высокой скоростью, большими деньгами и высоким уровнем неопределенности. В такой среде ручной учет — не просто неудобство, а постоянный источник риска. Мы прошли путь от Google-таблиц, скриншотов и чатов до собственной CRM-системы, в которой учтено все: каждый расход, каждый рефанд, каждое пополнение.
Мы построили не просто учет, а финансовую инфраструктуру, которая живет вместе с командой и растет вместе с бизнесом. Мы добились точности и прозрачности в процессах, которые раньше казались невозможными для автоматизации.
Это только один из десятков модулей LT CRM. И то, что мы рассказали здесь — не только про инструмент, но и про подход. Мы не просто решаем задачу. Мы создаем продукт, который выдерживает рост, изменчивость и человеческий фактор. Продукт, на который можно опереться.
