Учет расходов в LT: как мы собрали систему, которая выдерживает рост, хаос и миллионы долларов

Уже 8 лет мы развиваем LT CRM — внутренний продукт LuckyTeam, созданный для одной цели: кратно повышать эффективность арбитражных команд и ресурсных отделов. У нас расписан бэклог на месяцы вперед, а каждая задача в нем — про рост, автоматизацию или порядок в бизнес-процессах.

Привет! Меня зовут Ян, я CPO LuckyGroup. В этой статье расскажу о том, как LuckyTeam CRM заменила Excel-хаос в нашем медиабаинговом агентстве. Без этого сервиса мы бы «тонули» в доступах, теряли статистику и принимали решения наугад.

Сегодня LuckyTeam CRM:

• хранит все доступы байеров к внутренним и внешним системам, позволяет управлять ими;
• считает расходы, доходы и собирает аналитику по каждому байеру и всему Департаменту;
• упрощает взаимодействие с инфраструктурными отделами;
• помогает администрировать трекеры;
• собирает срезы и отчеты для руководителей.

И это только малая часть ее функционала. Рассказать обо всем в одной статье невозможно. Поэтому мы запускаем серию материалов о ключевых модулях нашей CRM. Начнем с функционала, который несколько лет назад стал критичным для переосмысления.

Один из ключевых модулей LT CRM — система учета расходов арбитражников

Это не просто бухгалтерия. Это фундамент финансовой прозрачности в условиях ежедневного хаоса арбитража.

Мы создавали ее несколько месяцев. Продумывали сотни кейсов, выверяли логику процессов. Малейшая ошибка в учете расходов — это не просто баг. Это деньги, которые теряются. Это доверие сотрудников, которое разрушается.

Проект оказался сложнее, чем казалось. Мы уверенно шли вперед, пока в арбитражном мире не появлялась новая вводная, и вся или какая-то часть логики рушилась. Тогда приходилось садиться заново исследовать кейсы и перерабатывать архитектуру. Иногда с нуля.

Сегодня система работает без сбоев. Ее ядро — то самое, продуманное в первые месяцы. Оно оказалось настолько устойчивым, что легко адаптируется под любых «черных лебедей» и продолжает масштабироваться вместе с бизнесом.

До запуска новой системы учет расходов у нас работал… как получится

Арбитражник просил пополнить кабинет, тратил деньги, вручную заносил расход в CRM и прикладывал скриншот. Скриншоты проверяли финансисты без доступа к кабинетам, то есть, по сути, «на честном слове».

Частично мы автоматизировали сбор данных: собственные боты стягивали расходы из кабинетов, но ломались они стабильно. Особенно в тот самый момент, когда нужно было сводить финансовый отчет. А половина источников вообще не поддавалась автоматизации.

Контекст усугублялся с ростом проекта: за все годы LuckyTeam поработал практически во всех популярных типах трафика, во всех форматах: PPC, Display, In-app, Pops, Social-трафик и пр. Мы насчитали их более 100, у каждого из которых — свой формат учета.

Когда команда начала расти, трещины стали очевидны. У каждого байера есть десятки кабинетов, и даже если с них не льют, там часто остаются деньги. Эти остатки не контролировались.

Бывали случаи, когда рекламная сеть закрывалась вместе с оставшимися на счету миллионами. Мы теряли деньги просто потому, что никто не видел, где они лежат.

Добавьте к этому карточные сервисы: каждой команде — свой пул карт, каждый байер — свои пополнения в десятки источников. В результате хаос в статистике и невозможность понять, сколько денег куда ушло.

Мы все учитывали. Но даже самые спокойные из команды теряли терпение.

Тогда мы поняли: нужна система, которая масштабируется вместе с нами. Система, которая выдерживает не просто рост в два раза — а рост в 10 раз. По людям, по объему трафика, по уровню контроля. И мы начали строить ее.

Решать мы начали с простого: автоматизировали учет расходов по рекламным источникам с линейной логикой 

Когда пополнение и траты идут через одного байера и одного финансиста.

Пример: нативные сети без клоаки. Там все просто: байер подает заявку → финансист пополняет кабинет → байер тратит деньги.

Мы ввели новую логику: пополнение = расход. Если ты запросил 10 000 долларов — ты уже израсходовал их с точки зрения отчетности.

Это резко изменило фокус ответственности. Байеры стали отвечать не только за то, что потратили, но и за то, что взяли.

Мы опасались негатива: что пополнения замедлятся, что начнется экономия «на балансе» и трафик встанет. Но вышло иначе.

Мы открыто обсудили логику с командой, и баеры приняли новые условия. Пополнения стали чаще, но на меньшие суммы. Финансовый отдел масштабировался и система заработала без сбоев.

Так мы заложили фундамент: финансовая дисциплина без снижения темпов. И главное — с доверием и участием всей команды.

Переезд на новую систему учета стал отдельной операцией

Начали с инвентаризации. Каждый рекламный аккаунт в CRM у нас привязан к источнику трафика, владельцу и статусу активности. Это не только помогает в передаче аккаунтов между командами, но и ускоряет заявки на пополнение: финансисту сразу видны доступы. Такой порядок — база для большинства автоматизаций в нашей CRM.

Во время миграции мы наконец разобрались со старыми аккаунтами: ненужные — на вывод, нужные — зафиксировали. Так мы вывели десятки тысяч долларов, просто наведя порядок.

Дальше — самое тонкое место: нужно было одномоментно зафиксировать балансы в активных аккаунтах и начислить эти суммы в расход.

Главной проблемой было то, что трафик нельзя было останавливать. Каждая минута между фиксацией и начислением — это прямые убытки. Ведь эти траты не попадут ни в старый учет, ни в новый.

Мы заранее договорились с байерами: в заданное время они вручную фиксировали расход в CRM. Параллельно мы фиксировали балансы и сразу начисляли их в расход. Где была автоматизация — все прошло секунду в секунду. Где не было — сработала точная координация арбитражников и команды CRM.

Мы справились и не потеряли ни цента. А главное — доказали, что можем двигаться быстро, точно и командно.

Следующим вызовом стали карточные сервисы

Раньше схема выглядела так: тимлид запрашивал пополнение головного аккаунта сервиса, выпускал карты вручную, распределял их между байерами — чаще без фиксации. Арбитражники прикручивали карты к разным кабинетам, тратили, и… все. Расход фиксировался вручную, подтверждался скриншотом.

Сложностей хватало:

• У каждой команды — несколько карточных сервисов.
• У каждого сервиса — своя логика списаний, рефандов и комиссий.
• Карты терялись, передавались, забывались. Деньги оставались висеть.

Мы начали с жесткого разграничения головных аккаунтов по командам.

Далее — привязали каждую карту к конкретному байеру прямо в LT CRM. Она подтягивает карты по API, тимлид закреплял карту при выпуске. Пропустил — не закроет финансовый месяц.

Мы начали учитывать баланс, все транзакции по каждой карте и учитывать их как расход арбитражника.

Пришлось учесть десятки нюансов:

• У одних сервисов комиссия списывается в момент пополнения, у других — позже, отдельной транзакцией.
• Рефанды у одних стираются, у других остаются, а деньги возвращаются «невидимым доходом», иногда через месяц.

Оставался последний элемент: как понять, в какую рекламную сеть ушли деньги с карты?

Мы подошли к этому так же, как это устроено в любом банковском приложении. Когда ты покупаешь кофе, в списке транзакций написано, например, ООО «КОФЕ С СОБОЙ». Так вот, у каждой рекламной сети — тоже есть свои юридические лица. Более того, у одной сети их может быть несколько: зависит от страны, типа кабинета или платежной системы.

Мы создали справочник, где каждому юрлицу сопоставили рекламную сеть. И теперь, когда с карты уходит транзакция, LT CRM видит: ага, это ООО «ADS GLOBAL TECH» — значит, пополнение пошло в такую-то сеть.

Все остальное у нас уже было: карта привязана к байеру, байер — к команде, транзакция — к юрлицу, юрлицо — к источнику. Значит, мы точно знаем, кто пополнил, сколько и куда.

А если транзакция уходит на неизвестное юрлицо, система алертит, и наша команда тут же выясняет, что это за новый процессинг и к какому источнику он относится.

Мы проработали каждый кейс. Добились полной синхронизации между LT CRM и всеми карточными сервисами. Первые месяцы вручную сверяли все еженедельно, потому что у карточных сервисов случаются «сюрпризы»: они меняют правила учета транзакций, не предупреждая.

Мы это учли и построили систему, которая контролирует сама себя. И если что-то идет не так, мы узнаем моментально.

Чтобы система действительно контролировала сама себя, мы создали «отчет по трем цифрам»

Возьмем любой карточный сервис. Отчет подтягивает из LT CRM три ключевых значения:

1. Сколько денег мы пополнили на головной аккаунт сервиса.
2. Сколько сейчас лежит на балансе этого аккаунта.
3. Сколько потрачено с карт, выпущенных внутри сервиса.

И все сводится к простой формуле:

Пополнения = Баланс + Траты

Если все учтено правильно — разница между этими тремя цифрами всегда должна быть ноль. Любая дельта — это сигнал, что где-то сбой. Продуктовая команда сразу начинает поиск причины.

Так появился настоящий механизм самоконтроля: отчет, который автоматически проверяет целостность учета, не дает сбоям остаться незамеченными и экономит десятки человеко-часов.

На этом этапе мы закрыли два из трех ключевых блоков учета расходов. Оставалась последняя, самая нестабильная зона

Мы часто работаем с источниками, где нужно заранее заводить крупные суммы на общие балансы, а потом вручную распределять их на аккаунты байеров. Так работают, например, поставщики Google-аккаунтов и других рекламных сетей.

Однако если мы завели 30 000 $ на баланс селлера, это не значит, что байеры их потратили. Если сразу учесть сумму в их расходах, появляется перекос в мотивации. Если не учитывать — теряется контроль. А деньги могут просто «зависнуть» на забаненном аккаунте или не использоваться месяцами.

Мы хотели сохранить принцип: ответственность начинается с момента получения денег, даже если они еще не потрачены.

Так появилась новая сущность в LT CRM — нераспределенный расход.

Как это работает:

• Когда финансисты пополняют баланс селлера, сумма сразу фиксируется как нераспределенный расход команды.
• Эти деньги не влияют на мотивацию байеров, но видны в статистике. Команда знает: мы получили деньги — они «висят» на нас.
• По мере реального расхода средства распределяются по байерам. Остатки автоматически «переезжают» в следующий месяц.
• Финансовый отдел следит, чтобы доля нераспределенных денег не превышала допустимый порог.

Какое-то время все шло гладко. Ответственность за деньги появилась, интерфейс стал удобнее, контроль стал системным. Но потом…

Все снова сломалось

Число аккаунтов у одного селлера перевалило за 600. Мы разделили Telegram-чаты по командам, назначили ответственных, настроили процессы. И вдруг — тревожный сигнал: 300 000 $ нераспределенного расхода в конце месяца. Хотя по мнению арбитражной команды почти все траты уже были распределены.

Мы сверили, сколько всего отправили селлеру и сколько реально потратили. Разница была огромная. Деньги где-то «зависли».

Начали проверять и «открыли портал в ад». Мы вручную поднимали пополнения по каждому аккаунту, по каждому байеру через Telegram. Все данные вносили в таблицу. За полтора года ежедневных пополнений выяснилось, что:

• аккаунты не отправлялись на рефанд — деньги оставались на балансе аккаунта;
• байер дублировал пополнение, забыв, что первое не дошло;
• нераспределенный расход фиксировался за командой, а не за байером. Байер не видел, сколько денег он «заказал», и не чувствовал за них ответственности — пока не начинал тратить. Из-за этого о части пополнений просто забывали.

Мы пересобрали все

Чтобы учет стал точным, мы построили в LT CRM полноценную инфраструктуру для работы с селлерами. Каждый из них представлен отдельной карточкой в системе, где заранее зафиксированы все условия: стоимость аккаунтов, комиссии и логика рефандов.

Баланс у селлера отображается в CRM как точная копия реального и формируется на основе заявок на пополнение, покупок, пополнений аккаунтов и возвратов.

Все рекламные аккаунты, выданные селлером, хранятся в CRM и всегда закреплены за конкретным байером. Система работает почти как интернет-магазин: байер заходит в профиль селлера, выбирает нужный тип аккаунта, указывает параметры и оформляет заявку.

В этот момент LT CRM автоматически списывает деньги с внутреннего баланса селлера, закрепляет аккаунт за байером, формирует расход и создает задачу для менеджера, который идет к селлеру и получает аккаунты. Баланс в CRM всегда синхронизирован с реальным у селлера. А если случается расхождение — команда оперативно находит причину и решает проблему.

Вывод

Арбитраж — это бизнес с высокой скоростью, большими деньгами и высоким уровнем неопределенности. В такой среде ручной учет — не просто неудобство, а постоянный источник риска. Мы прошли путь от Google-таблиц, скриншотов и чатов до собственной CRM-системы, в которой учтено все: каждый расход, каждый рефанд, каждое пополнение.

Мы построили не просто учет, а финансовую инфраструктуру, которая живет вместе с командой и растет вместе с бизнесом. Мы добились точности и прозрачности в процессах, которые раньше казались невозможными для автоматизации.

Это только один из десятков модулей LT CRM. И то, что мы рассказали здесь — не только про инструмент, но и про подход. Мы не просто решаем задачу. Мы создаем продукт, который выдерживает рост, изменчивость и человеческий фактор. Продукт, на который можно опереться. 

Telegram-канал LuckyTeam.