Если вы заглянете в календарь любой конференции, то заметите около десятков сайд-ивентов: они часто проходят в одно и то же время, и тысячам посетителей приходится решать на какое мероприятие пойти, а какое — проигнорировать. Наверняка вы и сами сталкивались с таким выбором.
Обычно организаторы не рассказывают, какие цели на самом деле закрывают такие ивенты, в чем их польза для ПП и рекламодателей и сколько времени уходит на организацию. Поэтому об этом расскажу я — в этой статье.
Меня зовут Ануш, я — руководитель ивент-отдела в Chilli Partners, и за десять лет в ивент-индустрии я провела более 500 ивентов. Сегодня поговорим о том, как устроены мероприятия в аффилейт-индустрии на примере недавно прошедшего Jungle Rave: обсудим, как и почему гости выбирают конкретные ивенты, без чего не обходится ни одна вечеринка и какого подхода стоит придерживаться организатору уже на самом мероприятии.
А самое главное — развенчаем главные мифы о таких мероприятиях. Погнали!
Миф первый: сайд-ивенты — это просто вечеринки, на которых нет места работе
Многие представители сферы вообще не посещают сайд-ивенты: считают, что это просто «тусовки», где можно отдохнуть после целого дня активного нетворкинга. На самом деле это не так — располагающая атмосфера вечеринки наоборот способствует укреплению связей, люди чувствуют себя намного свободнее. Они заводят непринужденные разговоры, сближаются, а потом приходят к win-win сделкам.
Если вы не посещаете сайд-ивенты, обязательно попробуйте такой формат — общаться с потенциальным партнером проще, если прошлой ночью вы вместе отжигали под известного диджея.
Вообще, мероприятия можно разделить на два типа. Цели у них разные:
- Открытые. Для всего аффилейт-коммьюнити: так бренды могут показать масштабы компании уже имеющимся партнерам и привлечь потенциальных. Открытость той или иной компании значительно повышает ее траст в глазах представителей сферы.
- Закрытые. Такие ивенты проводят только для партнеров, потому что с ними важно общаться лично. Например, мы проводим закрытые ужины и встречи с VIP-партнерами в неформальной обстановке — говорим о работе, знакомимся ближе.
Оба типа мероприятий несут максимальную пользу для всех участников, поэтому мы проводим как закрытые, так и открытые ивенты.
Миф второй: вместо потенциальных партнеров на ивенты приходят конкуренты
Каждый организатор мечтает видеть на открытом ивенте именно аффилиатов: арбитражные команды, SEO-шников и овнеров крупных медиабаинговых холдингов. Но придут не только они: будут еще и афф-менеджеры, пиарщики и другие сотрудники прямых конкурентов — они тоже придут искать партнеров. И это абсолютно нормально.
Польза для гостей здесь прямая: кем бы вы не работали, на ивенте можно обрести массу полезных знакомств. Невозможно предугадать, когда «сыграет карта» и вам пригодятся контакты нутра-рекламодателей или того самого афф-менеджера, который целых два часа убеждал вас взять оффер на тест.
Конкуренция за аффилиатов есть на каждом крупном ивенте, и это прекрасная ситуация для самого организатора. И вот почему: она заставляет вашу команду работать еще усерднее, предлагать партнерам лучшие условия и просто развивать рынок. Если вы не знаете, как работают ваши конкуренты и что они могут предложить только сейчас — рано или поздно вы не выдержите конкуренции.
Самые высокие ставки по RU, BY, KZ от прямого рекламодателя FONBET PARTNERS!
К заливам!
Поэтому мы, например, только рады видеть конкурентов на своих мероприятиях — советуем поступать также, если собираетесь провести свой ивент.
Миф третий: чем громче музыка и ярче свет, тем круче ивент
Мало кто задумывается о технической стороне ивента — хорошо выстроенном свете и звуке. При этом от них зависит половина успеха.
Что может испортить все впечатление от вечеринки
Слишком яркий свет, от которого устают глаза;
Неверно расположенные источники освещения и отсутствие их в нужных местах;
Звук, бьющий по ушам. Просто представьте эти элементы вместе на одном мероприятии. Согласитесь: посещать такой ивент не хочется. Вы банально не услышите и не увидите потенциальных партнеров.
Другой момент — разнообразие на мероприятии. Конечно площадкой и баром сейчас никого не удивить, поэтому с каждым годом ивенты в рынке становятся все интереснее. Вот несколько аспектов, на которые стоит обратить внимание:
- Фотозоны, чтобы сохранить теплые впечатления об ивенте. Тем более, на них можно сфотографироваться с партнерами — это приятный бонус;
- Иммерсивные зоны, где гостей можно вовлечь в какой-нибудь процесс: игру, театрализованную постановку или другую активность. Это сближает гостей;
- Спикеры и хэдлайнеры. Скучные доклады или плохая музыка могут убить любой технически идеальный ивент, поэтому подбирать выступающих нужно с умом.
Организация на примере кейса. Как мы организовывали Jungle Rave
Реклама не понадобилась
Jungle Rave стал нашим пятым крупным ивентом в Chilli Partners, и мы практически его не рекламировали: сделали рассылку по базе и несколько постов в соцсетях брендов партнеров, а СЕО Colibrix Алекс Бобров анонсировал вечеринку в закрытых коммьюнити и своем Instagram.
Почему к Jungle Rave даже не пришлось привлекать внимания? Мы так запомнились классными ивентами в прошлом году, что гости начали заходить на сайт мероприятия и регистрироваться еще до официального анонса.
Один из наших афф-менеджеров спросил у меня примерно за полтора месяца до: «мы делаем вечеринку?»
В тот момент мне уже писали партнеры, спрашивая, как попасть на ивент :)
В итоге Jungle Rave побил все рекорды: мы получили более 3 000 заявок через сайт и лично пригласили несколько сотен VIP гостей. Затем отбирали заявки — так, чтобы к нам не попала нецелевая аудитория.
Мы зарекомендовали себя и как надежного партнера, и как успешного организатора, проводящего топовые ивенты — так и добились потрясающей посещаемости: ивент посетили более 1 500 гостей.
Выбор площадки
Площадку забронировали еще год назад. На Мальте, увы, выбор мест не очень большой, но одна нам понравилась — топовый клуб TOY ROOM: здесь мы проводили нашу первую вечеринку с Colibrix, и нам так понравилось, что мы решили вернуться через год.
Выбор времени
Многие гости собирались посетить наш ивент после конференции, поэтому мы подбирали время так, чтобы все чувствовали себя комфортно: успели поужинать, перевести дух и только после этого прийти к нам. Самый большой поток гостей начался с 23:00.
Изначально вечеринку планировали до 3:00, но ее пришлось продлевать — в 3:00 зал еще был полон гостей и многие отрывались на рейве. Заканчивать было рано.
Только к 4:00 у нас получилось организовать логическое завершение вечера, хотя даже в это время гости выходили из клуба, подыскивая место для продолжения уже локальными компаниями.
Я поражаюсь стойкости коллег из индустрии — кажется, они могут тусоваться до 6 утра и потом прийти на конфу как ни в чем не бывало.
Декорации и персонал
Когда мы согласовали концепцию jungle, было очевидно, что основой декора должны стать растения. Мы проработали несколько вариантов и остановились на самом оптимальном предложении по цене и качеству, и не прогадали. По застройке все прошло максимально гладко.
Мы использовали тонну живых растений для декора
Чтобы принять несколько тысяч гостей и позаботиться о всех посетителях, нам понадобилось почти 80 человек: хостесс, охрана, работники бара, официанты, клинеры, фотографы, видеографы, технический стафф, иммерсивные актеры, Go-Go танцоры и диджеи.
В это число не входят команды, которые застраивали декор, сцену, завозили мебель и делали многое другое.
Хэдлайнеры и диджеи
Вместе с нашими партнерами из Colibrix мы составили список диджеев, которых мы хотели бы видеть и определили бюджет, который у нас есть на хедлайнера.
Это чуть сложнее, чем просто написать менеджеру исполнителя, так как современные диджеи выступают по другому принципу. Заказчик должен сам прийти к ним с оффером, который они либо примут, либо нет. В этом загвоздка — не зная средних расценок, можно сильно переплатить.
Мы обратились к нескольким местным DJ-агентам — у них есть связи с артистами напрямую и они знают их ориентировочный прайс. У нас был список из 10+ диджеев, но мы остановились на WHO MADE WHO: ребята приняли наш оффер только со второго раза, что добавило процессу неопределенности.
Позже мы решили пригласить и Joezi. Получился неплохой лайн ап, всем очень понравилось :)
Диджеи поблагодарили нас за приглашение и сказали, что им было безумно приятно выступать на нашем ивенте. Несмотря на проблемы, с которыми мы столкнулись при поиске артистов и заключении сделок, это определенно стоило того — мы успели идеально подготовиться и решить все вопросы с музыкантами, а гости были в восторге.
Фидбек
Специально фидбек мы не собираем, но все равно получаем его от коллег и партнеров — они всегда благодарят наших менеджеров за приглашение и хвалят наши ивенты. Многие делятся отзывами в соцсетях: это очень приятно и мотивирует всю ивент-команду создавать еще более крутые мероприятия.
90% обратной связи, которая до меня доходит — положительная, но всем угодить невозможно. Отрицательные отзывы тоже бывают, правда, в основном они поступают от тех, кто не смог прийти на вечеринку или не попал в VIP-зону.
Итоги Jungle Rave
Мы в Chilli Partners регулярно устраиваем мероприятия для специалистов в affiliate-сфере и iGaming. Многие из них — закрытые: анонсируем в своих соцсетях и не рекламируем, узнать о таких вечеринках можно только от нас. Обязательно подпишитесь на нас в Telegram, чтобы точно знать, где проходят наши ивенты и как них попасть.
Мы в Chilli Partners регулярно устраиваем мероприятия для специалистов в affiliate-сфере и iGaming. Многие из них — закрытые: анонсируем в своих соцсетях и не рекламируем, узнать о таких вечеринках можно только от нас. Обязательно подпишитесь на нас 
