Осень 2024 года принесла очередную неприятную весть: в России с 9 сентября прекратил работу Notion — популярный сервис по управлению проектами и созданию заметок, баз данных. Представители Notion сообщили, что все российские аккаунты будут удалены вместе с сохраненной информацией. Зарегистрироваться заново в Notion из России теперь тоже не получится: эта возможность блокируется по ip. Ограничение работы сервиса в России связано с возможными санкциями США.
Закрытие доступа к Notion касается и владельцев платных аккаунтов: оплатившим подписку средства не вернут, приложением сервиса тоже воспользоваться больше не получится. Впрочем, пока что, как показывает опыт пользователей, работать с Notion после создания нового аккаунта можно через VPN-сервисы.
Однако держать постоянно включенным корпоративный VPN ради подключения к одному сервису неудобно. Поэтому мы решили рассказать об одном из сервисов, который запросто заменяет Notion — это созданный российскими разработчиками Weeek.
Основное преимущество сервиса — мультисервисность. Кроме таск-трекера внутри есть множество дополнительных инструментов: весь функционал того же Notion или CRM-системы уже встроен в продукт. В целом Weeek состоит из четырех крупных составляющих: таск-менеджера, базы знаний, CRM и аналитики.
Сейчас над проектом работает команда из 20 человек — этого хватает, чтобы поддерживать и развивать Weeek. Ежедневно в системе регистрируется около 600 юзеров, а общее число пользователей превышает 150 000 человек (данные актуальны на 2023 год).
Почему же Weeek так популярен? Давайте разбираться.
Главная страница Weeek
При регистрации сервис задает несколько вопросов, предлагает заполнить профиль и посмотреть короткое видео с основами работы сервиса.
Рабочее пространство — это дашборд, в котором и предстоит работать. Здесь собраны основные меню и инструменты каждого из четырех функциональных разделов.
Переключение между основными разделами Weeek происходит в верхней части экрана
Разберем коротко инструменты всех разделов.
В разделе задачи есть множество вариантов удобного и визуально комфортного планирования.
Таск-менеджер позволяет настраивать задачи в нескольких режимах отображения — канбан-доски, еженедельные и ежемесячные календари, списки, диаграммы Ганта. Настраивать процессы управления можно по Kanban, Agile, Scrum и другим эффективным методикам.
Работу начинаем с создания проекта, для которого назначаем определенный день.
Под каждым проектом есть кнопки, с помощью которых можно назначить ответственного за выполнением задачи пользователя, а также назначить конкретный процесс — действие, встречу или звонок
В настройках можно добавить описание проекта. При клике клавиши «/» в поле описания появляются инструменты редактирования с заголовками, таблицами, маркированными и нумерованными списками, чек-листами и добавлением медиафайлов.
Для каждой команды назначены горячие клавиши
В каждой задаче определенного проекта можно создавать доски по направлениям работы и командам. Так можно группировать задачи внутри проекта с внутренней разбивкой на этапы, процессы, спринты.
Для перехода в режим канбан-просмотра переходим в нужный проект, в левой части экрана нажимаем в панели инструментов на название текущего режима и выбираем нужное значение «Доски».
Пример рабочего пространства с разными досками под задачи разных проектов
Обо всех тонкостях настройки проектов и канбан-досок можно узнать из подсказок в профиле к каждой задаче. Или же просто перейти в общий раздел с инструкций Weeek.
Преимущества раздела «Задачи» в Weeek:
В этом разделе рабочего пространства Weeek можно создавать хранилища для разной информации — документов, конспектов, рекомендаций и многого другого.
Для создания нового документа нажимаем в панели инструментов в левой части экрана «Базы знаний» на значок с символом «+». Открывается общее поле, где для доступа ко всем опциям вводим «/».
Чтобы создать вложенный документ в левой панели инструментов нажимаем еще на один символ «+»
В Weeek можно импортировать заранее сохраненные документы из Notion — для этого переходим в специальный раздел по клику кнопки «Импортировать» и следуем инструкциям.
В разделе «База знаний» есть и шаблоны документов, к которым можно добавлять собственные. Для удобства все созданные документы можно структурировать по проектам, собирая их в папки.
Пример встроенных в календарь документов Weeek
Преимущества раздела «База знаний» в Weeek:
Этот раздел создан для управления клиентской базой и продажами: настраиваемые воронки можно адаптировать под нужды любого бизнеса как в рознице, так и в оптовой торговле. При этом торгово-производственный цикл в Weeek можно разбивать по отдельным бизнес-процессам вплоть до логистики и постпродажного обслуживания.
При переходе в этот раздел сервис наглядно демонстрирует на абстрактном примере, как можно использовать CRM-инструменты.
Воронки выстраиваются по аналогии с канбан-досками в разделе «Задачи»
Для добавления собственных новых воронок кликаем по символу «+» в левой части экрана на панели инструментов. Важный элемент CRM-системы Weeek — это сделка, которая перемещается по этапам воронки к успешному завершению.
Вся информация по заявке расположена в карточке сделки, где можно прикреплять нужные файлы и общаться с коллегами в комментариях
Один из важных инструментов в Weeek — аналитика по всем этапам, которая включает в себя подсчет количества сделок, время на исполнение процесса и показатели конверсии.
В аналитике также с помощью графика отображается прирост или падение по сравнению с предыдущим периодом.
Здесь же высвечивается подробная аналитика по сделкам в выбранной воронке: количество новых, выигранных и проигранных сделок
Экспортировать данные воронок для анализа в других сервисах можно в форматах XLS или CSV.
Преимущества CRM-системы Weeek:
В еще одном разделе собирается статистика по проектам и задачам рабочего пространства. В одном меню выводится информация по каждому сотруднику, прикрепленному к тому или иному проекту с подсчетом выполненных за неделю задач.
В другом меню показывается статистика по завершенным задачам каждого проекта, а также подсчитывается время, потраченное на выполнение той или иной задачи.
Вся статистика по актуальным проектам и прикрепленным к ним сотрудникам демонстрируется в том числе на наглядных графиках
Всю аналитику можно выгрузить из Weeek в формате Excel, CSV или JSON.
Сервис работает в условно-бесплатном режиме. При регистрации новый пользователь автоматически подключается к фри-аккаунту с базовым набором функций, подходящих для небольших команд или одиночного проекта.
На фри-тарифе есть ограничения по доступу к Weeek определенного количества участников команды, а также числу доступных задач, проектов, досок, воронок и документов.
В зависимости от подключения к другим тарифам функционал расширяется
На странице с прайсом Weeek также есть ряд специальных предложений для стартапов, студентов/преподавателей и для некоммерческих организаций.
Сейчас Weeek совмещает в себе несколько полезных сервисов, которые помогают наладить рабочие процессы командам из разных сфер бизнеса: программистам, маркетологам, дизайнерам, представителям HR, а также менеджерам практически любой компании, связанной с торговлей и производством.
Среди явных преимуществ Weeek:
Явных минусов у Weeek мы не обнаружили, хотя некоторые пользователи, которые ранее не использовали канбан-доски, жалуются на сложности в понимании того, как эта система вообще работает.
В целом Weeek запросто может заменить Notion после ухода сервиса из России.
*запрещенная в РФ организация
